Как правильно прошить документы образец. Как правильно прошивать документы нитками

Каждое структурное подразделение предприятия, каких бы размеров оно не было, хоть раз сталкивалось с необходимостью подшивки документов.

Это становится необходимым и для сдачи в архив, и для некоторых юридических процедур. Есть несколько методов выполнения подшивки. О них речь пойдёт ниже.

Подшивка по форме

Любое предприятие на протяжении года формирует определенный объем документов, часть из которых после истечения сроков хранения, должна перейти в архив. Сюда можно отнести документы, которые уже исполнены, а также документы, связанные с персоналом предприятия. Согласно сложившейся практике, дела передаются в архив, через год после того, как они завершены в делопроизводстве.

Обязанность по передаче документов возложена на сотрудников службы, ответственной за документооборот, либо доверяется секретарю, бухгалтеру и другому ответственному лицу, и закрепляется соответствующим приказом.

Кроме того, здесь также задействуются секретари обособленных подразделений. Естественно, передача дел происходит исключительно после их окончательного оформления.

Эта процедура включает в себя несколько этапов:

• Дела проходят проверку на правильность распределение документов по группам;
• Совершается подшивка;
• Проверяется нумерация страниц;
• Оформляется сопроводительная надпись;
• Совершается внутренняя опись;
• Производится коррекция реквизитов на переплете. Имеется в виду, возможное изменение наименования предприятия, регистрационного индекса, а также коррекция сроков передачи и заголовков;
• Осуществляется опись оформляемого дела.

Допускает частичное оформление дел, у которых срок хранения не превышает 10 лет.

Кроме того, разрешено:

1. Не делать систематизацию документов;
2. Не совершать нумерацию страниц;
3. Исключить оформление заверительной надписи;
4. Исключить прошивку дел.

Законодательство о «шитье»

Делопроизводство и документооборот являются достаточно сложными процессами. Нередки случаи, когда подготовленные и переданные в архив документы возвращаются по причине неправильного оформления. Поэтому возникает вполне закономерный вопрос, как все-таки правильно сшивать документацию? Найти ответ можно в Методических рекомендациях по делопроизводству, которые закреплены приказом Росархива от 23.12.2009 г.

>Законодательство регламентирует процедуру подшивки. На этот счёт даны рекомендации, которых следует придерживаться. Неправильное сшитые документы могут быть неприняты в архив на хранение.

Архив любого предприятия позволяет сохранять документы на протяжении определенного временного времени. Затем указанная документация в обязательном порядке сдается в архивы.

Законом предусмотрены вполне конкретные сроки, позволяющие сохранять следующие документы:

• В отношении персонала, нотариальные записи, хозяйственные книги - 75 лет;
• Документы, связанные с переходом государственного жилищного фонда в частную собственность - 75 лет;
• Патенты касательно изобретений - 20 лет;
• По капитальному строительству - 20 лет;
• Конструкторская документация - 20 лет;
• Научные труды - 15 лет;
• Архивная документация предприятий, связанных с сельским хозяйством - 5 лет;
• Кино - и фотодокументация - 5 лет;
• Видео - и фотодокументация - 3 года.

Когда происходит ликвидация предприятия, тогда документы с бессрочным периодом хранения переходят в архив государства. Кроме того, документы по персоналу организации также подлежат передаче.

В случае с негосударственными организациями необходимо отметить, что для них предусмотрен особый режим взаимоотношений. В частности, закон обязывает их заключать отдельное соглашение с Федеральной архивной службой. Если договор будет заключен с опозданием, тогда архив будет обязан принять только те документы, которые связаны с персоналом предприятия. Судьбу остальной документации, т. е. место ее хранения, будет определять глава ликвидационной комиссии.

Подлежащие прошивке документы

Согласно букве закона, необходимо прошивать все документы, состоящие более чем из двух листов. Это касается и копий уставных документов. Однако документы, не подлежащие последующей передаче в архив, могут не прошиваться.

Для чего это может понадобиться?

Основным фактором, объясняющим необходимость, выступает возможная защита документов, например, от изъятия или подмены листов. В связи с этим их прошивают нитками, нумеруют и опечатывают.

Подобная необходимость возникает по отношению к бухгалтерским, кадровым документам, а также книгам учета прибыли и особо важным соглашениям.

Дополнительно в этот перечень могут быть включены нотариально удостоверенные копии и переводы. К тому же подшитые документы легче хранить. Оформленные, таким образом, дела занимают меньше места. Тогда как, ниточный переплет и опечатывание позволяют подтвердить целостность документации. Другим официальных способов пока не придумали.

Как правильно сшить документы в архив

По итогам оформления дела последним этапом является подшивка. Это подразумевает удаление всех металлических предметов (скрепок, булавок). Затем документы подлежат освобождению от скоросшивателя.

Если документы укомплектованы, нужно добавить чистый лист для сопроводительной надписи. Кроме того, в начале дела можно дополнительно вложить листы для проведения внутренней описи. Но, если уже имеются напечатанные бланки, то можно добавить их.

Нормативными актами установлены ограничения, относительно количества страниц в каждом деле. Поэтому допускается укомплектовывать дела до 250 листов . На тот случай, если в течение года собралось больше документов, их нужно разделить на отдельные тома. По стандартной процедуре подшивка документов производится в твердой обложке.

Если материалы дела содержат документы разного формата, нужно подшивку осуществлять на 4 прокола. Это делается с той целью, чтобы надежно скрепить документы.

Что касается дел, у которых большие сроки хранения, то в этом случае их можно прошивать насквозь, вместе с обложкой. Тогда как, общепринятая процедура по сшиванию документов с постоянными сроками сбережения, предусматривает начало подшивания с листа, который идет вслед за переплетом. Затем, на первый лист нужно наложить картонную прокладку и прошить дело. Это нужно для того, чтобы предохранить нитки от скорого изнашивания.

Здесь не стоит забывать, что дело фактически будет храниться вечно. Основным во время подшивки является контроль границ, поэтому нужно также следить за тем, чтобы нити не заходили за текст. Он должен быть легко читаем даже в прошитом виде.

Документы, у которых срок хранения не более 10 лет, могут храниться без прошивки в скоросшивателе.

В некоторых учреждениях для удобства используют специальные машины-брошюраторы. Но такой способ неприемлем для архивной подшивки.

Очередным этапом в делах бессрочного хранения является нумерация. Ее обычно делают для удобства в работе с документами. Чтобы произвести нумерацию используют черный карандаш или специальный нумератор. Для простановки цифр предусмотрено отдельное место, это верхний правый угол документа.

Следует отметить, что нумерация происходит исключительно на лицевой стороне. Цифры не должны задевать основной текст. Запрещено применение разноцветных карандашей. Не допускается также использование чернил.

Когда в дело помещен лист большего формата, чем А4, тогда разрешено подшивать его за один край и складывать, после чего его нужно пронумеровать как 1 лист. На тот случай, если лист был сложен, а затем подшит за середину, тогда его нужно пронумеровать как 2 листа. Иллюстрированные материалы подлежат нумерации на обратной стороне.

Для простановки цифр предусмотрено отдельное место — это верхний левый угол документа. В случае прошивания конвертов, которые сопровождаются вложения, такие документы подлежат самостоятельной нумерации. Вложения же нумеруются цифрой, которая идет за той, что на конверте. Если нужно разделить дело на отдельные тома, тогда каждое из них нумеруется по отдельности.

Оформлением обложки происходит еще на стадии заведения дела. Здесь нужно руководствоваться рекомендациями ГОСТ 17914-72. «Обложки дел продолжительного хранения…».

Поэтому на этапе заведения отдельного дела, отдельные сведения выносятся на переплет, в частности:

• Название предприятия;
• Наименование обособленного подразделения;
• Индекс делопроизводства;
• Название дела;
• Период хранения.

Дела, которые должны перейти на бессрочное хранение в обязательном порядке прошиваются в прочную картонную обложку, на которой крепится корешок. Образовавшаяся папка не может быть толще 4 см.

Архивная книга имеет свой стандарт, который не может превышать — 320 х 230 мм.

Чтобы упростить процедуру прошивки, можно пользоваться архивными папками. Отдельным вариантом для решения этой задачи, служат переплетные станки. В качестве другого варианта можно привести процедуру подшивания банковских кассовых документов. Толщина папки этой категории документов может достигать до 10 см.

Итак, анализируя архивную обработку документов, можно прийти к выводу, что самым тяжелым занятием является процедура сверление бумажных блоков. Впрочем, здесь могут прийти на помощь высокопроизводительные бумагосверлильные машины.

Подготовительные работы

Чтобы сшить документы, нужно вначале выровнять стопку бумаги. Но, если пачка содержит большое количество документов, состоящее из маленьких листов, тогда необходимо уложить пачку так, чтобы ее можно было равномерно зажать струбциной. Чтобы выровнять слишком большое количество документов, например, до 1 000 листов в таком случае разумно пользоваться электрическим сталкивателем бумаги.

После укладки документов, нужно их хорошо закрепить в струбцине, после чего можно начать сверлить весь блок. При этом количество отверстий может быть 2–5 шт. Сверления осуществляется при помощи обычной электродрели или специализированного прошивочного оборудования. Отдельные прошивочные модели оснащены механизмом, который обеспечивает автоматическое продевание нитки через проделанные отверстия. На тот случай, если сверление происходит с помощью дрели, не стоит торопиться изымать документы из струбцины, чтобы не сместились отверстия.

Вручную нитками

Фото: Как правильно сшить документы нитками

На вопрос, как правильно сшивать документы ниткой, необходимо сказать, что для этого нужно взять обычную иглу, нить и прошить листы, у которых всего 2 прокола.

После того как документ прошит, нужно связать концы нитки на обратной стороне документа и приклеить на образовавшийся узелок небольшой бумажный отрезок.

После чего делается заверительная надпись о том, сколько в документе содержится листов, кем он удостоверен. Эта процедура делается с таким расчетом, чтобы надпись (печать) выступала за границы наклейки. Следует напомнить, что страницы подлежат обязательной нумерации. Правильно сшивать документы ниткой как показывает практика просто, но, к сожалению, этот способ имеет свои ограничения. Более 5 листов достаточно тяжело проколоть иглой. Поэтому лучше использовать в таких случаях дырокол.

Дыроколом (прошнуровка)

Как говорилось выше, если документов больше чем 5 листов, лучше использовать ручные прошивочные устройства. Еще лучшим решением могут устройства с электроприводом (электродыроколы). Для этого на полях документа равномерно распределяются 4 отверстия, но, с таким учетом, чтобы текст был доступен для чтения.

Далее используется прошнуровка документов, с ее помощью произойдет упорядочивание документов, а также будет обеспечен контроль их сохранности. Такие правила регламентированы разными нормативными актами. Прошиваются таким образом договора, нотариально удостоверенные документы, кассовые книги, банковские документы. В этот список также входят личные дела, журналы регистрации, а также бланки строгой отчетности

Смотрите видео, как просто сшить документы с помощью дырокола:

Сопроводительные надписи

После сшивания и нумерации дела, нужно оформить заверительную надпись. На практике это делается на отдельном листке бумаги, который потом закрепляется на обороте дела. Обязательным к указанию в заверительной надписи, является количество пронумерованных листов.

Эти сведения указываются как цифрами, так и прописью.

Следует отметить, что на сопроводительной надписи должна указываться должность ответственного лица и расшифровка подписи. Подготовленная надпись крепится с помощью качественного клея. При этом ее функцией также является зафиксировать узел. С таким расчетом, чтобы концы нити были свободны. Все это в конце скрепляется печатью, оттиск которой должен быть на наклейке и листе.

Территория регистрации субъекта хозяйствование отражается в статистическом коде. Читайте, что такое

Страховые взносы ИП обязательны к уплате в установленные сроки. Подробнее узнайте

Насколько актуальна прошивка документов в 2019 году?

В любой организации имеется свой внутренний архив, который обеспечивает систематизацию различных документов. Сюда входят бухгалтерские регистры, распоряжения по персоналу и т. д. Документация, предназначенная для последующей передачи на хранение в государственный архив, в обязательном порядке должна пройти подготовительную процедуру в соответствии с существующим ГОСТом.

И в 2019 году никто не отменял обязательную процедуру. Таким образом, прошивка документов актуальности не утратила.

При хранении, обработке или предоставлении документации в те или иные инстанции, люди часто сталкиваются с необходимостью прошивания документов. О том, как правильно выполнять их прошивку и как заверить выполненную работу, расскажет эта статья.

Чаще всего, вопрос касательно того, как прошить документы, возникает при передаче деловых бумаг в органы регистрации или контроля. Правильная подготовка документации включает в себя не только содержание в бумагах актуальной и достоверной информации, соблюдение порядка заполнения, но и, казалось бы, такой незначительный нюанс, как прошивка. На самом деле все не так просто. Сшивание считается максимально надежным способом защиты документации от подделывания. Критерии того, как правильно прошивать и затем заверить документы, включая копии, регламентированы рядом нормативных актов и на то есть причины.

Важно! В результате выполненной ненадлежащим образом прошивки может произойти расформирование документации с последующей подменой отдельных листов. Случись такое, доказать будет практически невозможно, а последствия могут быть катастрофическими.

Не выполненное должным образом прошивание может служить поводом для отказа от принятия документации, а это означает впустую потерянные усилия, время, а зачастую и деньги.

Например, при открытии ИП потребуется прошивать страницы для предоставления налоговую. Можно поручить работу по подготовке какой-либо посреднической фирме, оказывающей услуги этой сфере или предпринять попытку сделать своими руками, но без четкого соблюдения инструкции органы контроля, скорее всего, вернут все представленные бумаги. Чтобы этого избежать, следует научиться правильно выполнять эту несложную, но с другой стороны, кропотливую работу самостоятельно.

Прошивание в 3 дырки

Для того чтобы прошить документацию с помощью трех дырок, необходимо приготовить следующие предметы:

1. Сами документы.
2. Шило. Если документов немного, шило не понадобится.
3. Толстую иголку.
4. Прочные нитки, например, шелковые. Можно использовать тонкую ленту, банковский шпагат или специальные нитки для прошивки ЛШ-210.
5. Бумажный стикер небольшого размера примерно 3*6 см.
6. Канцелярский клей.
7. Печать, чтоб заверить.

Итак, для начала следует подготовить бумажные листы, убрав все скрепки и скобы от степлера, складывая их стопкой в нужном порядке. Затем с левой стороны, вертикально, соблюдая симметрию, иголкой, шилом или дыроколом делаются три прокола на одинаковом расстоянии друг от друга, как показано на образце:

После того как проколы сделаны, в иголку вдевается нитка. Слишком длинную нить вдевать нет необходимости, так как все равно придется отрезать излишки. Для улучшения понимания — дыркам на листах присвоены порядковые номера от одного до трех сверху вниз. Первоначально иголкой продевается стопка листов через отверстие №2 по направлению к лицевой стороне. Важно проследить, чтоб кончик нити длиной около 7 см свободно оставался сзади до самого конца процесса прошивки. Вот как это будет выглядеть на наглядном изображении:

Следующий стежок делается по лицевой стороне посредством направления иглы в отверстие №1. Более понятно процесс показан на фото:

Следующим шагом игла пропускается через прокол № 3 по направлению к лицевой стороне пачки, затем делается стежок из отверстия № 3 к отверстию № 2, в итоге иголка выводится на тыльную сторону листов. Вот как это будет выглядеть на наглядном изображении:

После того как это действие произведено, излишки нити обрезаются, остаются концы длиной около 7 см, которые связываются между собой узелком максимально плотно к бумаге. Собственно, прошивка на этом закончена, но остается еще один важный момент. Осталось наклеить бумажный стикер, который приготавливается заранее. Для наклейки вырезается небольшой кусок бумаги. Строгих требований к его размеру нет, поэтому подойдет бумажная полоска 3*5 см. Плюс или минус сантиметр не существенно, главное, чтоб вырезанный кусок после приклеивания полностью покрывал зону прошивки. На вырезанной бумаге пишется «пронумеровано и прошито». Надпись можно пропечатать на принтере заранее, затем аккуратно вырезать прямоугольник нужного размера. Листы предварительно следует пронумеровать хронологическом порядке посредством вписывания арабских цифр в правый верхний уголок каждой страницы документа, включая копии, общее количество страниц отображается затем на стикере. Вот образец того, как правильно должен выглядеть подобный стикер:

На бумажный корешок с тыльной стороны наносится клей, затем стикер крепится на задней части, закрывая узел и большую часть нитей, так, чтоб оставались только короткие кончики в 1-2 см. Как это выглядит, показано на фото:

Остается только заверить. Графы заполняются, с указанием количества страниц, даты и подписи лица, производившего прошивание страниц. Часть подписи должна выходить за пределы наклейки. Далее ставится печать организации, которая должна также частично выступать за пределы наклейки. Вот таким образом выглядит правильно прошитая документация:

​

На этом работа по прошиванию в три дырки считается оконченной.

Как выполнить прошивку в четыре прокола

Прошивание в четыре отверстия выполняется так же просто, как и в три прокола. Перечень необходимых для работы предметов не отличается. В документах и их копиях предварительно готовят четыре отверстия. Шить начинают с первой дырки по направлению ко второй, затем третьей, потом четвертой. Оставив конец нити в четвертом отверстии, манипуляции проводят в обратном порядке, делая стежки поочередно от четвертой к первой, после чего нити связывают узлом с тыльной стороны, скрепляя наклейкой. На наклейке указывается количество страниц, дата, после чего работу можно заверить подписью, печатью. Считается, что чем больше количество проделанных отверстий, тем качественнее выполнена работа и выше степень надежности прошивания, а значит риск того, что документы смогут подменить, сводится к минимуму. Каких-либо законодательных указаний к этому моменту нет - можно прошить и в три и в четыре и даже в пять дырок.

Заключение

До того как выполнено сшивание, нужно позаботиться о наличии заверенных копий отдельных страниц, в противном случае для получения копии необходимо будет произвести расшивание всей папки. Сдавая отчеты, лучше заранее поинтересоваться о комплектации пакета, количестве копий, в том числе, заверенных копий.

Отдельно о том, как прошивается документ с большим количеством страниц. Когда речь идет о нескольких листах бумаги, проблем с проколами не возникает. Можно обойтись иголкой, которой и будет выполняться прошивка. Для более плотной пачки придется использовать шило или дырокол. Если речь идет, например, о кассовой документации с большим количеством страниц, а дырокол не рассчитан на столь большое количество листов, можно воспользоваться старым «дедовским» способом, используя тонкий острый гвоздь и молоток. Необходимо проявить предельную осторожность, дабы не повредить отдельные листы, продырявить ровные одинаковые отверстия на протяжении высоты всей пачки бумаги. Например, Книгу учета расходов и доходов в организации придется прошивать вышеописанным способом с указанием общего количества страничек. Заверить Книгу учета до начала ее ведения должен не только руководитель организации, но и уполномоченное должностное лицо из налоговой. Необходимость правильно прошивать документацию может возникать достаточно часто.

О том, как правильно сшить и заверить важные бумаги их копии, расскажет следующее видео:

​

Сколько лет идет спор о судьбе книг, газет, бумажных документов? Меньше не становится, ни первых, ни вторых, ни третьих. Может, лишь, темпы роста сокращаются. Иногда возникает необходимость скрепить документы на нескольких листах. Степлером это делать нельзя, склеивать — тоже. А как быть? Нужно сшивать документы . Да, именно сшивать! То есть ниткам, иголкой нужно взять и скрепить все документы. А как правильно сшивать документ ы? Ни один из органов, требующих этого, не дает подробных инструкций, правил и образцов. Хотя, казалось бы, ну сделайте вы фото как сшивать документы и всем будет лучше. И, ведь, сшивать документы нужно правильно, а не как захотелось, а «правильно» — от слово «правило». Сшивание документов правильно обеспечивает максимальную сложность для подделывания, и поэтому считается самым надежным способом сохранения многостраничного (многолистового) документа.

К сожалению, четких инструкций и нормативных актов (тех самых «правил») по прошивке документов нет. Но есть общие собственные требования различных инстанций, к примеру, общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Однако большинство подобных регламентов относится к документам, хранимым более 10 лет, а как должно быть известно бухгалтерам, государство обязывает хранить определенную документацию предприятия определенное количество лет, то есть осуществлять архивное хранение, а затем передавать опять же определенные архивные документы в госархивы. Но это всё «цветочки», более актуальным и требующим внимания будут ситуации, когда налоговая инспекция требует копии документов и тогда истребуемые документы необходимо оформлять по требования ФНС. Эти требования в свою очередь опираются на НК РФ Ст. 93. Истребование документов при проведении налоговой проверки, а также на новый для 2019 года приказ ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@.

В общем, умение правильно сшивать документы может понадобиться не раз. Например, при сдаче отчетности нужно сшивать документы в ПФР, а также сшивать отчетные документы для налоговой (например, это может быть книга учета доходов и расходов*) и т.д. Иногда нужно делать сшив документов в банке сотрудницам соответствующих отделов. В конце концов, нужно постоянно сшивать бухгалтерские и кассовые документы, делать это при подготовке документов на тендер, а также при сдаче документов на архивное хранение.

В принципе, все бухгалтера работают с бухгалтерскими программами, без них сейчас никак. Но юридическое значение имеют чаще всего бумаги, т.к. документы в эл. виде юридическую силу имеют только если они подписаны цифровой подписью. И в таком случае дублирования на бумаге не требуется. Это касается счетов-фактур и многих других документов. В принципе, если хочется попробовать работать без бумаги, либо сократить её, а также делать все расчеты с легкостью 🙂 , то можно обратиться к онлайн-бухгалтерии номер один в России — «Контур Бухгалтерии» от всем бухгалтерам компании СКБ Контур. Самым популярным участком бухгалтерии, для которого используют онлайн-бухгалтерию, является зарплатный — у него самый доступный тариф — 1500 руб в квартал (включая отчетность)! Это очень интересная альтернатива 1С, причём работать можно с выгруженными из 1С базами! Многие удивятся, но работе в Контур Бухгалтерии не нужно учиться, тем более проходить платные курсы, не нужно внедрять, лицензировать, звать программиста и т.п. Начать знакомиться/работать очень легко, после быстрой и простой регистрации целый месяц работы можно пользоваться сервисом:

Но это всё хорошо и красиво, однако бухгалтерии ещё долго придется работать с бумагами, причём делать это нужно сейчас! А так как сшивать нужно разные документы, имеющие разное значение, форму листов, толщину дела (пачки листов), то и рекомендации/правила/практика имеют несколько вариантов пошаговых инструкций. Наверное, для удобства нужно поделить объекты сшивания:

1) несколько листов формата А4

2) бухгалтерские, в том числе кассовые документы, документы

Чисто внешнее отличие — первые сшиваются сами по себе (как правило, каждый документ сшивается по-отдельности), вторые могут сшивать в дела (каждое дело может состоять из любого количества документов), соответственно, могут иметь картонные корочки.

Чтобы разобраться в том, , можно посмотреть фото по сшиванию документов на самом простом примере — для документа из нескольких листов формата А4:

Но если хочется посмотреть видеоинструкцию, то можно обратиться и к ней. Чтобы видео не дублировало фото, будет приведена другая ситуация, когда документы сшивать можно/нужно в верхнем левом углу:

Итак, что нужно приготовить перед тем, как сшивать документы:

— документ (ы)
— печать (если есть, она нужна не всегда, но лишней она вряд ли будет)
— нитки (суровые)
— иголку
— дырокол
— канцелярский клей
— бумагу для наклейки размером примерно 4*6 см

Затем слева на листе, на расстоянии примерно в половину поля без текста, делаются отверстия иголкой в количестве трех-пяти штук. Проколы должны быть расположены симметрично на расстоянии 3 см и строго вертикально.

Итак, разбёремся со всем по порядку.

1) Подготовка документов.

Сначала нужно сделать отверстия (дырки), для большинства документов достаточно сделать три. Проколы (отверстия/дырки) должны быть расположены симметрично и строго вертикально. Если предстоит сшивать документы нитками, и документы состоят из нескольких листов, то можно отверстия делать иголкой, то есть сразу «шить», хотя можно и дыроколом поработать. Для особо важных документов лучше сделать пять отверстий. Есть мнение, что сшивать документы нитками через три отверстия недостаточно надежно, сохраняется возможность подмены. А прошивка через 5 отверстий — это предел защиты документов, на которые способна прошивка. Располагаться отверстия должны слева, как правило все имеют опыт «дыроколирования» листов и вставки в скоросшиватели, так что сложностей никаких быть не должно, ведь, по сути, расположение отверстий для сшивания документов идентичное.

Надо еще заметить, что для нескольких листов А4 отверстия сделать легко, но дырокол рассчитан на определенную толщину пачки листов. А что делать, если нужно сшивать кассовые документы толстой пачкой, например? В таком случае стоит воспользоваться шилом (в офисе его, наверное, не просто найти), либо, если случай совсем уж тяжелый, например, нужно сшивать бухгалтерские документы очень толстой пачкой, то можно воспользоваться острым гвоздем и молотком. Размах не канцелярский, но что поделать.

Затем в документе (-ах) нужно будет сделать нумерацию листов: предварительно нужно удалить скрепки, затем документы разложить по порядку и пронумеровать с первого листа до последнего.

2) Сшивание.

Обычно нужно сшивать документы нитками, но иногда можно использовать и тонкую ленту (как показано на видео выше). Хотя, многие бухгалтера предпочитают сшивать документы не любыми нитками, а шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. То есть желательна, все же, суровая нить.

Прошиваются документы дважды, для прочности, а остаток нити выводится на тыльную сторону из центрального отверстия и обрезается, но около 6 см свободного конца должно остаться. После этого нити связываются узлом так, чтобы на них можно было наклеить кусок бумаги с печатью (см. фото/видео выше)

3) Заверение сшитого документа

Сначала нужно подготовить бумагу-наклейку, сделать это можно, например, в ворде, создав таблицу и заполнив её. Затем распечатываем лист и вырезаем таблицу. Образец:

Прошито, пронумеровано, скреплено подписью
и печатью ___ (_______________________) лист___

Генеральный директор
ЗАО «ЗАО»

И.И. Иванов

Бумагу нужно выбрать папиросную, так как хорошо должен быть виден узелок, соответственно, плотную бумагу использовать нельзя. Наклеивают бумагу-наклейку таким образом, чтобы она закрыла узел и часть длины нитей, которые должны быть свободны (см. фото/видео). Приклеивать эту бумагу нужно на канцелярский клей (жидкое стекло). Затем ставится печать и ставится подпись (руководителем организации или уполномоченным лицом), при этом края подписи и печати должны выходить за границы бумаги-наклейки. После этого клеем замазывается сверху оттиск печати и узел ниток. Последнее нужно не всегда, например, выписку из реестра в налоговой подошьют, но заливать печать и подпись клеем не будут. Так что нужно самостоятельно определить степень важности документов, которые нужно сшивать. Максимальная строгость при сшивании документов, как правило, уделяется самым важным бухгалтерским документам. Все-таки аудиторы, ревизоры — люди без жалости в глазах и без сердца 🙂 А так как правильно сшивать документы никто никого не учит, то при проверке могут запросто придраться.

Ведь, бывают и спорные ситуации.

Иногда речь идет не о том, как правильно сшивать документы , а нужно ли это делать вообще. Дело в том, что контролирующие органы иногда требуют заверения копий. И вариант с альтернативой — когда все документы подшиты, может не понравиться. Например, имел место такой случай.

Инспекторы потребовали от компании документы. Налогоплательщик подшил их копии вместе, и на последнем листе проставил одну надпись с указанием количества листов, печатью компании и подписью представителя. Инспекторы подшивку не взяли – мол, заверить следовало каждую копию по отдельности. Налогоплательщик обратился в суд с заявлением обязать инспекцию принять документы, заверенные способом компании.

Суд поддержал налоговую (постановление ФАС Московского округа от 05.11.09 № КА-А41/11390-09). Даже несмотря на то, что все листы были прошиты и пронумерованы, судьи решили, что Налоговый кодекс требует заверять каждый документ по отдельности.

Так что перед тем, как шить, стоит точно узнать, что именно хотят получить контролирующие органы. Особенно в случае проверки (встречки и т.д.)

Что полезно знать бухгалтеру:

Документы, которые подписываются цифровой подписью, практически никогда не дублируются на бумаге и не требуют, соответственно, хранения-сшивания и т.п. Они хранятся в электронном виде в электронных архивах специализированного оператора связи. В частности, предприятия на упрощенке, вмененке или общей налоговой системе можно вести с помощью уже упомянутой онлайн-бухгалтерии, в которой есть всё, от самообновляемого бесплатного индивидуального календаря отчетности до обслуживания любого количества предприятий. Конечно, её можно считать альтернативой 1С и других бухгалтерским программам, но по сути, это качественный скачок в автоматизации труда бухгалтера. Электронный архив создается сам, не нужно документы куда-то посылать, обновления форм отчетностей, порядка расчетов, формул и т.п. происходит централизованно и не требует никаких действий со стороны пользователей, календарь отчетности предприятия всегда актуален, под рукой, и нем только то, что нужно делать по данному предприятию, когда задачи приближаются, то система уведомляет об этом по эл.почте, через смс, да и в личном кабинете появляется уведомление, о прочих удобствах можно посмотреть видео, а главное — примерить! И не в урезанной демо-версии, а в полноценно работающей системе в течение месяца после регистрации. К слову, новым пользователям Контур Бухгалтерии даются практически нигде не встречающиеся подарки — месяц после регистрации в подарок, квартал в подарок после перехода на любой платный тариф. Такие подарки предоставляются по акции для новым пользователей, промокод акции 5000, ввести его в Контур Бухгалтерию можно только на странице регистрации, соответствующее поле всегда видно. С одной стороны, это завлекательно и приятно, с другой — это просто необходимость, хоть подключиться к Контур Бухгалтерии и легко, и отключться легко, но знакомство с принципиально новыми возможностями для бухгалтера всё же требует усилий, а главное — нужно чтобы потребности совпали с возможностями. Поэтому так много сделано для новых пользователей 🙂

* Приказ Минфина РФ от 30 декабря 2005 г. N 167н «Об утверждении формы Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, и Порядка ее заполнения»:

1.5. Книга учета доходов и расходов должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице пронумерованной и прошнурованной налогоплательщиком Книги учета доходов и расходов указывается количество содержащихся в ней страниц, которое подтверждается подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) и скрепляется печатью организации (индивидуального предпринимателя — при ее наличии), а также заверяется подписью должностного лица налогового органа и скрепляется печатью налогового органа до начала ее ведения. На последней странице пронумерованной и прошнурованной налогоплательщиком Книги учета доходов и расходов, которая велась в электронном виде, и выведена по окончании налогового периода на бумажные носители, указывается количество содержащихся в ней страниц, которое подтверждается подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) и скрепляется печатью организации (индивидуального предпринимателя — при ее наличии), а также заверяется подписью должностного лица налогового органа и скрепляется печатью налогового органа.

Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать листы документа. Советы по правильному скреплению и прошивке (10+)

Как правильно прошнуровать документ

Зачем шнуровать документы

Документы шнуруют, чтобы обеспечить их целостность, невозможность изъятия, добавления или замены страниц. Наличие последовательной нумерации и механическое неразъемное скрепление листов шнурком решает эту задачу.

Иногда шнуровка обусловлена законодательными требованиями. Формальных требований к технологии шнурования нет, главное, надежно обеспечить невозможность манипуляций со страницами.

Технология прошивания

Прошнурованные листы должны быть скреплены чем-то еще, кроме шнурка. На место шнурования не должно быть механической нагрузки, иначе постепенно листы растреплются и порвутся. Целостность пакета будет нарушена.

Я прошиваю документы так. Сшиваю комплект степлером по левой стороне. Прокалываю дыроколом одно отверстие (вставляю в дырокол пачку листов так, чтобы листы попали только под один штырь дырокола в нужном месте) в левом верхнем углу документа. Беру хлопчатобумажную нитку, складываю ее в 10 раз - получаю шнурок. Шнурок продеваю в полученное отверстие два раза так, чтобы концы шнурка оказались с лицевой стороны документа. Завязываю. Наклеиваю на лицевую сторону документа (так, чтобы накрыть концы шнурка) полоску бумаги с надписью:

Документ прошнурован, пронумерован _________ листов
ФИО и должность исполнителя:

дата и подпись:
_______________________________________

Например

Документ прошнурован, пронумерован: 12 листов
Начальник канцелярии ООО "Кран Е" Махалкин С. С.
12.12.2012 ____________________

Подрезаю концы шнурка так, чтобы они выступали из-под наклейки, но не сильно, на 1 - 1.5 см. Использую клей ПВА.

Нумерация листов

Листы в документе должны быть пронумерованы. Их можно пронумеровать вручную, а можно прямо напечатать с номерами. Если Вы шнуруете один документ с несколькими листами, то лучше сразу напечатать с нумерацией страниц. Будьте внимательны. Первый лист сшитого документа тоже должен быть пронумерован. При печати с нумерацией страниц иногда на первом листе номер не печатается. Если сшиваются несколько документов в один пакет, то нумеровать нужно вручную. При этом необходимо обеспечить, чтобы внутренняя нумерация в документах отсутствовала или не вносила путаницы.

Где и как размещать наклейку при прошивке

Почему я размещаю наклейку на лицевой стороне, можно прочесть в статье "Как оформить расписку о получении документа ".

Наклейку можно разместить с обратной стороны, но тогда на наклейке имеет смысл указать название документа, например:

Книга продаж ИП за 2012 год
Документ прошнурован, пронумерован: 6 листов
Индивидуальный предприниматель Кучкин О. М.
01.04.2013 ____________________

В продаже имеются голографические наклейки для прошивания, которые приклеиваются к бумаге и оставляют следы при попытке их отклеить. Это не обязательно, но я люблю клеить такие наклейки так, чтобы ее часть заходила на полоску с надписью "прошнуровано, пронумеровано", а часть оказалась на основном листе.

Подпись исполнителя можно ставить так, чтобы она была на краю, частично заходила на основной документ. Но такого обязательного требования нет. Можно ставить подпись целиком на приклеенном листочке. В любом случае, если понадобится, экспертиза определит, что листок отклеивали.

(1) - голографическая наклейка. (2) - шнурок. (3) - скрепки

Прошивать документы можно через два или три отверстия. Нужно только делать эти отверстия так, чтобы между ними было достаточное расстояние (бумага между дырками не должна порваться), и чтобы они находились в скрепленной части листов, исключая механическое воздействие на шов.

Шнуровка осуществляется толстым шнурком (10 - 12 нитей), опять же, чтобы не порвать бумагу.

Для прошивки нужно применять хлопковую или шерстяную нитку. Шелковые или полимерные нити плохо держатся клеем, могут выскочить из-под наклейки.

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости , чтобы быть в курсе.

Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. Обсуждение статьи. сообщений.

Еще статьи

Объяснительная записка об опоздании на работу...
Пример объяснительной записки, которую я в свое время написал моему руководителю...

Как себя вести на работе, в офисе? Этикет. Правила. Правильное поведен...
Как правильно себя вести на работе, чтобы Вас любили, уважали и продвигали по сл...

Авторитет на работе, в офисе - слушайте, молчите, незаметно лидируйте....
В офисе не говорите много, но слушайте, наблюдайте и запоминайте. Завоевывайте а...

Как выглядеть на работе? Что носить, одевать, надеть в офис? Одежда дл...
Одежда для карьеры. Как правильно выглядеть, чтобы Вас уважали и любили в офисе...

Составляем протокол совещания. Пример, шаблон, образец...
Образец протокола совещания. Как составить стенограмму обсуждения. Как написать...

Правильно напишем объяснительную записку. Практические рекомендации...
Как написать объяснительную записку. Советы, рекомендации. Ответы на вопросы чит...

Как понять собеседника, выслушать человека. Слушаем. Приемы слушания...
Выслушаем собеседника и постараемся понять его. Приемы слушания и понимания. ...

Резюме. Правильное написание, составление. Пример, шаблон, образец, бл...
Как правильно написать резюме для поиска работы....

Если организация когда-нибудь получала из контролирующих органов требование о представлении документов, то, скорее всего, как сшивать документы представление имеет. Для тех, кого эта участь постигла в первый раз — этот материал. Внимание, если вы пользуетесь , то документы, подписанные цифровыми подписями, и не продублированные на бумаге, можно распечатать, если потребовалось представление документов по запросу, например, налоговой. Но имейте при этом ввиду, что согласно приказу ФНС в 2019 году можно сдавать документы через ТКС (такой бонус явно порадует пользователей той самой Контур Бухгалтерии) или через кабинет налогоплательщика. Пользователям онлайн-сервиса также доступна возможность загрузить в Контур Бухгалтерию сканированные товарные накладные формата ТОРГ-12 (в том числе на нескольких листах!), и система сама распознает документы и и они будет видны в программе. Данный онлайн-сервис, к сожалению, не имеет аналогов, поэтому приходится об онлайн-бухгалтерии в России говорить в единственном числе. Да, она позволяет избавиться от множества бумажных процедур, однако не всем данный онлайн-сервис подходит целиком и полностью, кто-то им пользуется только частично, кто-то только начинает переходить, но при налоговых проверках и других ситуациях часто бывает так, что проще распечатать документы, потом придется сшивать документы и отправлять. Если подобные ситуации вас коснулись — данная статья должно помочь разобраться как пошагово сшивать документы.

Как сшивать документы и кому это нужно

Во-первых, требование прописано на законодательном уровне. Как сшивать документы и зачем, регламентировано, в частности, национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013, приказом ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ и др. Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах. Главное правило: если фирме нужно отдать в инстанцию более одного листа, сшивать бумаги обязательно!

Теперь нужно разобраться, как сшивать документы правильно? Многие впадают в крайности: сделать обязательно три и более отверстий, использовать только нейлоновую нить, текст на скрепляющей бумажке только печатными буквами… На самом деле, в большинстве случаев нет четких требований государства к проколам, ниткам и т.д. Зато есть требования ведомств, есть корпоративные правила… Основная функция прошивки документов – обеспечить их сохранность, защитить от изменений, ну чтобы нужный лист не исчез или не был подменен третьими лицами. Что действительно важно:

1. Прошитая стопка документов должна быть пронумерована на полях.
2. На обратной стороне стопке должна находится наклейка, препятствующая изыманию листов. Для этого она фиксируется на клей и на ней ставится печать организации, частично заходящая на наклейку, частично на лист, на который она крепится.
3. На наклейке пишется следующее: «Прошито, пронумеровано <количество листов цифрами>(количество листов прописью), прошнуровано, скреплено печатью». Также ставится подпись и расшифровка, обычно руководителя или лица, которое осуществляло подготовку документов.

Способы прошивки документов

Первый, наиболее распространенный вариант – проколоть стопку толстой иглой или шилом и прошить нитками. Либо сделать отверстия дыроколом. Кстати, этот вариант предпочтительнее. Если пакет документов будут помещать в скоросшиватель, то возможна неприятная ситуация: дыроколом могут «сломать печать», попросту порвать нить, скрепляющую бумаги.

По традиции, несколько раз продеть нить в отверстия и закрепить в узелок. Кончики нити оставить торчать из-под наклейки.

Если необходимо представить прошитые и заверенные документы, ставим «копия верна» можно от руки или штампом», подпись и расшифровка лица, которое заверяет документы, его должность и дата формирования пакета.

Еще один вариант, как сшивать документы — «ноу-хау для ленивых», кстати, подсмотрено у налоговой инспекции: просто скрепить степлером, а поверх скрепок, как обычно прикрепит наклейку и поставить печать.

Обычно документы сшивать стоит с краю листа – посередине, но не возбраняется прошить листы через верхний левый угол. Для больших объемов используют специальные устройства – скоросшивающие машины.

Сколько делать отверстий как нужно сшивать документы?

Практически никогда это не регламентируется, равно как и материал нити, требование есть только к прочности, ну чтобы она была. Самый простой вариант — это сделать две дырки, конечно это минимальное количество когда нужно сшивать документы, сделать большее количество, обычно, не составляет труда. Однако сделать дырки для прошивания документов это одно, а вот сшить ниткой документы — это другое. Поэтому понадобятся нам два видео, для самого простого (но красивого) сшивания и для самого сложного.

Как прошить документы 2 дырками (отверстиями, на самом деле)

Как сшивать и заверять документы – мнение Минфина

Чаще всего вопросом «как сшивать документы» задаются те, кто получил требование из налоговой, представить заверенные копии первички. Не понятно, как в этом случае оформить пакет. Нужно ли заверять каждый лист по отдельности, или поставить «копия верна» только на последнем листе подшивки. Минфин «показания» довольно часто меняет, например на этот случай было выпущено письмо Минфина» от 07.08.14 г. № 03-02-РЗ/39142. В нем говорится о том, что заверить можно всю прошивку, оставив отметку на последнем листе. Но при соблюдении следующих условий:

1. У документа все подписи и печати должны быть читаемыми.
2. Любой лист из пачки можно отксерокопировать, не нарушив целостность прошивки.
3. Прошивка должна быть прочной.
4. Листы в пачке пронумерованы и их количество указано цифрой и прописью на наклейке.
5. Документы должны быть заверены подписью и печатью.

Однако, спустя пару месяцев, ведомство выпустило письмо от 29 октября 2014 г. № 03-02-07/1/54849 с другими разъяснениями: Налоговым кодексом не предусмотрено представление в налоговый орган копий документов в подшивки, заверенной на обороте последнего листа последнего документа. Собственно, всем известно правило «что не разрешено, то можно», в данном случае Минфин придерживается правила «что не прописано в НК, будут прописано нами». То есть пока не было прописано, можно было «додумывать», но с выпуском соответствующего письма уже появляется новое правило. Аргументы в Минфине приводят следующие: было принято постановление ФАС Московского округа от 5 ноября 2009 г. № КА-А41/11390-09, в котором сказано, что под словами «заверенных проверяемым лицом копий», указанными в пункте 2 статьи 93 НК РФ, следует понимать удостоверение должностным лицом организации копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, придающих им юридическую силу. То есть каждый лист, который вы представляете в налоговую, должен быть заверен отдельно. Однако, как уже упоминалось в статье, необходимо следовать указаниями того ведомства, куда вы собираетесь сдавать / сшивать документы, об этом, кстати, говорится и в указанном ГОСТе. Да, да, мы дожили до тех времен, когда само государство в ГОСТе указывает изменчивость правил и необходимость их проверять ежегодно!