Как писать отчеты по работе. Отчет о проделанной работе
Здравствуйте, дорогие читатели!
Сегодня я начинаю цикл статей, посвящённых отчётной документации для руководства Управляющей компании/собственника объекта недвижимости.
Почему отчётная документация так важна и необходимо уделить ей особое внимание?
Уверен, что каждый из Вас может легко представить себя на месте заказчика какой-либо услуги. И как человек, платящий за услугу деньги, Вы будете заинтересованы в регулярном поступлении актуальной информации о ходе оказания этой самой услуги. Иными словами, если ежедневно Вы понимаете, за что Вы платите деньги, у Вас будет возникать намного меньше вопросов.
Именно для демонстрации эффективности деятельности компании и предназначены отчёты. Существует несколько вариантов отчётов: ежедневный, еженедельный, месячный, квартальный. Также встречается и вариант отчёта по итогам года, правда, несколько реже. Разумеется, не всегда и не везде применяются все перечисленные варианты. Тем не менее, я считаю своим долгом последовательно разобрать все наиболее часто применяемые варианты.
Рассказ я начну с ежедневного отчёта о проделанной работе для непосредственного руководителя или представителя собственника. Ежедневный отчёт – краткая подборка актуальной информации о проделанной работе за прошедший день. Для максимальной эффективности отчёт необходимо формировать ежедневно и до 12.00 направлять адресату. Как я уже отметил, в отчёте указываются события, произошедшие в течение дня, предшествовавшего отчётному.
Информация, которую необходимо включить в отчёт, готовится коллективно усилиями всех ключевых сотрудников. Технические разделы заполняются Главным инженером, вопросы содержания территории и мест общего пользования заполняются менеджером по клинингу или главным администратором, информацию о работе службы безопасности предоставляет менеджер по безопасности и т.д.
Типовая форма отчёта прилагается к настоящей статье. Разумеется, приложенная форма не является аксиомой и в ваших интересах доработать её под нужды конкретного объекта.
Итак, приступим.
Блок 1. «Чрезвычайные происшествия»
Вносится информация о произошедших внештатных ситуациях на объекте. Отказ турникетов, лифтов, подъёмных ворот, загрязнение территории, несанкционированное складирование мусора, отказ лифтов и турникетов, неисправности охранной системы и системы видеонаблюдения. Визиты надзорных органов, дорожно-транспортные происшествия на территории, порча имущества собственника, травмы сотрудников арендаторов и гостей комплекса. Также в этом разделе указываются аварии/неисправности инженерных систем, которые отразились на работе объекта. Старайтесь писать действительно важные вещи – лишняя информации будет работать против Вас. Проверено на практике.
Блок 2. «Состояние инженерных систем здания»
В разделе указывается общий статус, например «Системы работают в штатном режиме». Можно указать текущие проблемы при условии, что они не носят аварийный характер и не отражаются критически на характеристиках объекта.
Блок 3. «Взаимодействие с Заказчиком»
Описываются вопросы, по которым Управляющая компания осуществляет взаимодействие с представителем собственника: встречи, обсуждения, переписка и др.
Блок 4. «Взаимодействие с Арендаторами»
Блок содержит информацию о проведённых встречах с Арендаторами и вопросах, которые на встречах поднимались.
Пример:
- ООО «Ваш отпариватель» относительно замены внутренних дверей в арендуемых помещениях;
- ООО «Лучший софт» — проведение диагностики электросетей на арендуемых площадях;
- ООО «Опытный тролль» — задолженность по арендной плате за август 2017 года;
- ЗАО «Мармеладный» — относительно обслуживания оборудования на арендуемых площадях в рамках прямого договора;
- ИП Грильник А.С. – относительно предоставления услуг кофе-леди с 1 сентября 2017 года;
- групповой инструктаж представителей всех арендаторов относительно правил пожарной безопасности на территории комплекса.
Блок 5. «Охрана»
Приводятся данные по актуальному количеству постов/численному составу охраны, количеству лицензированных сотрудников (если таковые вообще допускаются к работе), обязательно указывается информация о соответствии/несоответствии фактической численности персонала условиям договора (если охрана на субподряде). Будьте внимательны, чрезвычайные происшествия, в которых участвовали сотрудники охраны, в данном разделе не отражаются.
Блок 6. «Клининг, состояние прилегающей территории»
В разделе описываются профильные работы, выполненные за отчётный день.
Примеры:
- протирка световых табло в местах общего пользования;
- мойка въездных ворот на подземной парковке;
- влажная уборка малых воздухозаборников;
- удаление травы и мха с брусчатки на территории;
- покос травы на территории объекта.
Блок 7. «Основные мероприятия и работы»
В блоке указываются только те мероприятия, которые проводятся на объекте на постоянной основе или являются значимыми.
Пример:
ООО «Праймери Констракшн» — ремонтные работы в помещениях компании «МММ» на четвёртом этаже здания
ООО «Завтра» — работы по обновлению разметки парковочных мест на территории комплекса;
ООО «Территория удовлетворения» — работы по замене винтовой пары чиллера на кровле здания.
Блок 8. «Критичные вопросы»
Критичные вопросы – это ситуации/проблемы, которые не являются чрезвычайными, не развиваются стремительно и не угрожают функционированию объекта в настоящее время. Однако наличие этих проблем может принципиально негативно сказаться на деятельности объекта, вызывает или прогнозируемо вызовет ухудшение каких-либо качеств/характеристик здания, а также может представлять потенциальную опасность для людей в ближайшей/долгосрочной перспективе. И, самое главное, негативные последствия проблем невозможно нивелировать существующими на объекте силами и средствами.
Пример:
— отслоение плиточного покрытия отдельными местами на уличной лестнице;
— нарушение работоспособности участка полива зелёных насаждений на территории;
— критический износ винтовой пары чиллера;
— нарушение креплений отдельных элементов фасадных конструкций;
— разрушающийся участок асфальтового покрытия территории;
— выявленные риски штрафов со стороны надзорных органов;
— отслоение облицовки подпорных стенок;
— многое, многое другое.
Блок 9. «Запланированные мероприятия»
В блоке отражаются мероприятия, запланированные на ближайший день. Это могут быть совещания, встречи, визиты, какие-либо текущие работы, акции, презентации, поздравления и др. Старайтесь указывать только наиболее важные события, которые с высокой степенью вероятности будут реализованы. Принцип «Краткость — сестра таланта» здесь вполне уместен. Разумно указывать не более трёх основных мероприятий.
Коллеги, на сегодня всё. Уверен, что изложенный материал будет Вам полезен. Пожалуй, самое главное, это продумывать то, что Вы планируете указать в отчёте. Старайтесь фильтровать информацию, имеющую сомнительную ценность и отражать только важные, нужные события. Поначалу отчёт может вызывать некоторые трудности, однако через 1-2 недели Вы и Ваши подчинённые «набьёте» руку и документ будет готовиться очень быстро, буквально за 10-15 минут.
В следующей статье я расскажу Вам о еженедельном отчёте для собственника. Уверен, это будет интересно.
Искренне Ваш
Orfeo Albini
Бланк ежедневного отчёта
Были ли в вашей практике случаи, когда вы не покладая рук, ног и других частей тела пахали 24 часа в сутки. Идеально подготовили объект к продаже. Уже раскачали рынок своими коммерческими предложениями, наметили план дальнейших действий и, в полной гармонии с собой, ждете закономерного результата в виде сделки и последующего получения честно заработанных комиссионных.
Но в какой-то момент на экране телефона высвечивается номер вашего клиента и вы, ничего не подозревая, спокойно берете трубку. Но вместо благодарности вы слышите множество претензий, начиная с того, что вы вообще ничего не делаете и заканчивая требованием расторгнуть договор и угрозами. Знакомо?
Прежде чем возмущаться, поставьте себя на его место…
Человек заключил с вами эксклюзивный договор. Доверил вам возможно самое дорогое имущество, которым он обладает. Он вам поверил, он решил, что вы почти волшебник только и способный ему помочь. Но потом, все время, что вы работаете не покладая рук, он о вас и о вашей работе ничего НЕ СЛЫШИТ И НЕ ЗНАЕТ! Соответственно растет подозрение, что ничего и не происходит. Более того, всегда найдутся «добрые советчики» из числа родственников, друзей и знакомых, которые будут капать ему на мозги и запугивать страшилками про «обманщиков», о «черных риэлторах» и о том «как это дорого, да за такую работу». Поэтому дней через 7-10 происходит вполне логичный и закономерный взрыв.
На самом деле существует очень простой способ не допустить такого развития событий. Достаточно отправлять клиенту эженедельный отчет о проделанной работе.
Регулярно, по заранее сформированному шаблону, составляйте отчет, в котором будут перечислены все выполненные за прошедшее время действия и мероприятия. И присылайте продавцу по почте. И клиент доволен – он понимает, что происходит, что о нем не забыли, по его теме работают, и вы всегда будете защищены от необоснованных претензий.
Теперь сформируем требования к документу «Отчет о проделанной работе»:
Что обязательно должно быть в отчете
- Номер договора
- Контакты агента
- Перечень выполненных действий и проведенных мероприятий
- Дата создания отчета и подпись
Способы передачи
- электронная почта
- распечатать и передать лично в руки
Время передачи отчета
- Оптимально вечер пятницы, (когда у вас есть итоги недельной работы)
- Либо после последних осмотров на выходных
ВАЖНО!
- Если в вашем отчете присутствует перечень интернет ресурсов, на которых вы разместили объявления, – обязательно укажите ссылки именно на эти объявления
- Если вы делали публикации в СМИ, приложите фото или скрин объявления
- Если вы создали отдельную презентацию , не забудьте приложить ее к отчету
Выполняя все эти нехитрые действия, вы быстро сведете количество подобных звонков к минимуму. И, к слову, вам станет гораздо проще контролировать ситуацию. Ну а чтобы максимально упростить эту и без того непыльную работу по созданию отчетов, предлагаем вам скачать пример готового шаблона.
Об авторе
Татьяна Порубаймих . Организатор и руководитель консалтингового центра Arsenal consult. По совместительству идейный вдохновитель проекта и генератор идей. А также и консультант. Основное направление: маркетинг и копирайтинг. Татьяна - маркетолог, в портфолио у которого успешно реализованные проекты в самых разнообразных направлениях.
Отчет о проделанной работе очень важно составить толково, чтобы кратко, но емко изложить результаты вашей деятельности. Существуют ли особые правила ведения отчетности, что нужно знать, приступая к написанию такой документации?
Отчет о проделанной работе - требования к написанию
Зачем вообще нужно составлять отчет о проделанной работе? Ведение отчетности помогает:
- осуществлять контроль за выполнением сотрудниками их должностных обязанностей;
- выявлять проблемные места в работе конкретного работника и отдела в целом;
- выяснять, достаточно ли усилий приложено для решения поставленной задачи;
- поддерживать трудовую дисциплину в коллективе;
- обосновывать расходы на оплату труда сотрудников.
Какие основные требования предъявляются к отчету? Рассказывать о результатах своего труда нужно по-деловому кратко, но в то же время указав весь объем проделанной работы.
Толковый отчет не только даст представление о том, как хорошо вы потрудились, но и представит вас в выгодном свете - сотрудником, умеющим доступно излагать свои мысли, выделив основное и не отвлекаясь на ненужные подробности.
Отчет о проделанной работе - какие бывают виды
С точки зрения периодичности отчет может быть еженедельным, месячным, квартальным, годовым.
Иногда сотрудник отчитывается о конкретном мероприятии (например, как была организована презентация новой книги, подготовка и проведение которой заняло несколько дней, или трехдневного тренинга по продажам).
В заголовке отчета следует указать данные о сроках, к примеру «Отчет о проведении семинара по кадровому делопроизводству 7-9 октября 2015 года».
Обязателен для всех работников отчет о командировке, независимо от ее длительности.
Отчет о проделанной работе можно написать в текстовой форме и в статистической. Текстовый отчет — это связное повествование, дополненное различными графиками, схемами и таблицами.
А если вы предпочитаете статистическую форму, то акцент сделайте на иллюстрирующие материалы, к которым напишите пояснения в виде текста.
Структура отчета
Единого стандарта написания отчета о проделанной работе, как и автобиографии сотрудника , нет. В каждой организации могут быть свои требования к структуре подобных документов.
Логичной выглядит, например, такая подача: первый раздел — «Введение», в нем лаконично опишите поставленные перед вами задачи, методы, которые были использованы для их решения, и полученный результат.
В «Основной части» более подробно опишите последовательность вашей работы:
- подготовку к осуществлению проекта;
- этапы его реализации (укажите все использованные ресурсы: маркетинговые исследования, аналитическую работу, опыты, командировки, привлечение других сотрудников);
- проблемы и трудности, если они возникали;
- предложения по устранению сложностей;
- достигнутый результат.
Отчет в виде таблицы будет выглядеть более наглядно, структурировано и лаконично.
Если вам приходится часто составлять текущие отчеты о проделанной работе, удобно будет заготовить шаблон, в который регулярно нужно вносить необходимые данные.
А чтобы не забыть ничего важного за прошедший рабочий день, выделите из своего графика несколько минут, записав все, чем занимались. Иначе потом обязательно что-то упустите.
Когда вы составляете годовой отчет, проанализируйте динамику достигнутых результатов, сравнив с предыдущим годом и дав прогноз на будущий год.
В качестве дополнения к основной части отчета приложите материалы, которые подтверждают изложенные факты - копии благодарственных писем и записей в книге отзывов, публикации в прессе о проведенных мероприятиях, чеки и счета.
Финансовую часть лучше выделить в отдельный раздел, заполнять который следует так, как этого требует бухгалтерия вашей организации.
Отчет о проделанной работе завершает раздел «Заключение». В нем вы формулируете выводы и предложения, возникшие по итогам проделанной работы, если считаете их полезными для улучшения деятельности вашей организации.
Отчет о проделанной работе печатают, используя листы формата А4. Страницы следует пронумеровать, оформить титульный лист.
Когда ваш документ достаточно объемный, отдельно составьте оглавление - так в вашем отчете будет легче ориентироваться.
Может быть и такой вариант отчета:
Ф.И.О.________
Должность_________
Подразделение_______
Основные достижения за прошедший период:
- в профессиональной деятельности;
- в плане личностного развития.
Что не удалось выполнить и по какой причине.
Потребность в дополнительном обучении.
Предложения по улучшению организации Вашей работы.
Желаемые области ответственности и развития карьеры.
Подпись_______
Дата__________
Умение составлять толковый отчет о проделанной работе поможет вам представить конкретные доказательства того, что вы трудитесь на совесть, справляетесь со своими обязанностями. А, кроме того, это весомый аргумент для начальства, если вы решите поднять вопрос о том, чтобы
Главное предназначение отчета о проделанной работе - письменная фиксация итога конкретных действий. Образец, шаблон, пример можно скачать бесплатно.
Отчет о проделанной работе - абстрактное понятие. Этот документ, сопровождающий какое-либо деяние субъекта правоотношений, имеет свободную форму исполнения. Главное предназначение рассматриваемого акта - письменная фиксация конкретных действий. На странице имеется пример, шаблон и образец отчета о проделанной работе . По специальной прямой ссылке можно бесплатно скачать нужный текст. Простейший формат позволит изменить некоторые тезисы бумаги в текстовом редакторе word, и применить бланк в собственной практике.
Отчет о проделанной работе будет необходим разным профессиям и специальностям: воспитателю детского сада, председателю ТСЖ, медсестре и иным профессиям. Поскольку обсуждаемый пакт имеет цель подведения каких-либо итогов, его написание требует от автора особенного внимания. Составляя отчет о проделанной работе, нужно максимально исключить грамматические и пунктуационные ошибки в тексте. Содержание необходимо проверить несколько раз и только после этого придавать публичности и огласке.
Обязательные пункты отчета о проделанной работе
:- Утверждение директором, вверху справа;
- Название итогового регламента;
- Период за который предоставляются сведения, ФИО подотчетного лица;
- Затем в виде таблицы или пунктов вносятся показатели функционирования;
- В конце подводятся итоги, ставится подпись лица и расшифровка.
ОТВЕТ:
(материал подготовлен Ведущий юрисконсультом ЗАО "СПАР РИТЭЙЛ" И.Куролесовым)
Все чаще работодатели требуют у своих сотрудников отчеты о выполненной работе, причем не важно, какую именно они выполняют работу, какие должности занимают, как долго работают в компании. И, как правило, такое право работодателя не прописывается ни в каких внутренних документах компании. Несмотря на это, работники безоговорочно составляют отчеты за месяц, за квартал, за год - в зависимости от цели их подготовки (ведь возразить работодателю крайне сложно). В статье мы поговорим о том, для чего нужен отчет о выполненной работе, кто и при каких условиях может требовать его представить, что он должен содержать, нужно ли утверждать
его форму и хранить по всем правилам.
Для чего нужен отчет?
Известно, что необходимость привлечения персонала должна быть экономически обоснованной, ведь оплата труда наемных работников для организации является статьей расходов, причем довольно существенной. Практически каждый руководитель структурного подразделения организации, подбирая через кадровую службу работников, должен обосновать перед руководством следующие важные моменты:
- штатную численность подразделения;
- фонд оплаты труда подразделения;
- организационную структуру подразделения;
- функционал работников подразделения;
- требования к кандидатам (образование, квалификацию, опыт работы, профессиональные навыки и т.п.).
Только после того как мотивированное предложение руководителя структурного подразделения о найме работников будет одобрено руководством, можно будет открывать вакансии и искать кандидатов. Однако обоснование необходимости "содержания" того или иного работника не
заканчивается после его приема на работу. А, наоборот, только начинается. Так, ему нужно будет выполнять определенный непосредственным руководителем объем работы.Надо сказать, что в редкой организации рассчитываются нормы выработки (осуществляется это обычно силами экономистов и финансистов, у которых, если они и трудятся в компании, всегда есть работа поважнее). На практике задача распределения объема работы между сотрудниками структурного подразделения, как правило, лежит на плечах руководителя подразделения, который должен действовать по принципу "каждый работник должен быть при деле". В то же время руководитель подразделения должен планировать работу своих подопечных. В свою очередь, работник, чтобы трудиться более эффективно, должен и сам планировать свое рабочее время. После того как план будет составлен и утвержден руководителем структурного подразделения в установленном в организации порядке, его необходимо придерживаться и руководителю
структурного подразделения, и подчиненным работникам. Безусловно, для учета проделанной работы как подразделения в целом, так и отдельных его работников, при сопоставлении ее с утвержденным планом возникает потребность в отчете.
Таким образом, отчет работника необходим для:
- обоснования расходов на оплату труда работников структурного подразделения;
- использования его в качестве основы с целью представления отчетов контрагентам по гражданско-правовым договорам об оказании услуг/выполнении работ силами своего персонала (в том числе договоров аутсорсинга и аутстаффинга);
- создания своего рода порядка и соблюдения дисциплины в подразделении;
- быстрого установления связи: кто из работников, когда и какую работу выполнил (например, при возникновении конфликтных ситуаций, связанных с невыполнением или ненадлежащим выполнением работником своих трудовых обязанностей).
Когда отчет обязателен?
Важно отметить, что вопрос предоставления работниками отчетов о выполненной работе законодательством регламентируется лишь в случае отправления работника в командировку.
Что касается остальных случаев, то очевидно, что следует представлять отчеты о проделанной работе в обязательном порядке лишь тем сотрудникам, в чьи трудовые обязанности это входит, т.е. у кого это прописано в трудовом договоре и/или должностной инструкции. Приведем в качестве примера выдержки из указанных документов.
Кто может требовать отчета?
Возникает вопрос: перед кем именно работник должен отчитаться? Для ответа на него важно понимать, кому непосредственно работник подчиняется. Как правило, в трудовом договоре, а также должностной инструкции (при ее наличии) эта информация указывается. Следовательно, этот епосредственный руководитель работника и имеет право требовать у него отчет. Причем он имеет право требовать отчет не только о выполнении запланированной работы, но и любой другой.
Обратите внимание: отчет работника о выполненной работе может быть положен в основу системы премирования, т.е. поощрения работников организации. Тогда его содержание может указывать на следующие показатели для назначения и выплаты премий:
- выполнение норматива;
- выполнение дополнительного объема работ в рамках должностных обязанностей работника;
- качественное и оперативное выполнение особо важных заданий и особо срочных работ, разовых заданий руководства в рамках должностных обязанностей работника и др.И наоборот: если работнику было поручено выполнить определенную работу, а он по каким-то причинам ее не выполнил, отчет поможет непосредственному руководителю выявить причины (точнее, вы сами должны ему продемонстрировать их в отчете).
Если отчет отсутствует
"А что, если работник откажется представить отчет о выполненной работе, - спрашивают порой руководители, - можно ли его за это наказать?" Теоретически можно. Статья 192 Трудового кодекса РФ предусматривает дисциплинарную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей. Соответственно, если представление отчета о выполненной работе является обязанностью работника (т.е. она закреплена в трудовом договоре и/или должностной инструкции), то за неисполнение или ненадлежащее исполнение этой обязанности работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: замечание или выговор (в зависимости от серьезности дисциплинарного проступка).
Конечно, вряд ли кто-то из работодателей на практике будет таким образом наказывать работника за то, что тот не представил к нужному времени отчет о работе. Тем более что работодателю, скорее, нужен не сам отчет, а выполнение работы. И обычно у работника, который не представил отчет по требованию работодателя, имеются проблемы не с самим отчетом, а с
выполнением порученной работы. Потому работодателю корректнее применить дисциплинарное взыскание именно за невыполнение или ненадлежащее выполнение работником своих прямых трудовых обязанностей, нежели за непредставление отчета.
Что входит в содержание отчета?
Отчет работника может содержать:
- выполненную работу (может перечисляться в количественном или процентном выражении с указанием времени выполнения работы и без такового и т.п.):
- плановую работу;
- внеплановую работу;
- Ф.И.О. и должность лица, являющегося заказчиком работы (либо наименование организации-заказчика);
- статус работы (выполнена полностью или только какая-то часть);
- результат выполнения работы (подготовлен документ, проведена встреча и т.п.);
- кому был передан результат работы;
- с кем работник взаимодействовал при выполнении работы;
- соответствует ли выполненная работа утвержденному плану;
- дату составления отчета, а также период, по итогам которого составлен отчет.
Безусловно, это лишь приблизительные составляющие отчета. Он может не быть столь подробным.
Упрощенный вариант отчета уместен в случаях, когда в организации или конкретном структурном подразделении установлена система представления работниками ежедневных отчетов. В упрощенном варианте отчет в основном содержит следующие элементы:
- Ф.И.О. и должность работника;
- структурное подразделение, где трудится работник;
- выполненная работа (плановая и внеплановая);
- дата составления отчета, а также период, по итогам которого составлен отчет.
Обратите внимание: отчет должен быть подписан работником и передан непосредственному руководителю.
Нужно ли утверждать форму отчета?
Унифицированной формы отчета работника о выполненной работе, как известно, не существует.
Во-первых, потому что законодательство не обязывает работников делать такие отчеты.
Во-вторых, у каждой организации есть свои специфика деятельности и стиль руководства. А значит, утвердить единую для всех форму отчета в принципе не представляется возможным.
Однако если в организации налажен документооборот, должным образом учитываются и хранятся документы, то вполне адекватным будет и утверждение формы отчетов работников о выполненной работе. Утвердить ее можно одним из следующих способов:
- в составе локального нормативного акта, например, инструкции по делопроизводству или положения о персонале (если работники централизованно отчитываются о проделанной работе);
- приказом (если работники только отдельных структурных подразделений занимаются этим).
Нужно ли хранить отчет?
Независимо от того, утверждена форма отчета сотрудника о выполненной работе в организации или нет, подобные отчеты подлежат хранению. Возникает вопрос, сколько времени их нужно хранить? Нормативными правовыми актами не предусмотрены правила хранения отчетов о
выполненной работе, составление которых не является обязательным. Тем не менее приведем некоторые выдержки из Перечня типовых управленческих архивных документов 2010 г.
Рекомендуем, опираясь на приведенные выше пункты Перечня, придерживаться следующих сроков хранения отчетов:
- отчета работника о выполненной им работе (кроме "командировочного") - в течение 1 года;
- сводного отчета о работе структурного подразделения - в течение 5 лет.
Эту и другие консультации по актуальным вопросам вы найдете в информационном банке "Бухгалтерская пресса и книги" системы "КонсультантПлюс".