Как списать из библиотечного фонда диски. Как списать библиотечный фонд

Библиотечный фонд – это совокупность всех книг и документов, хранящихся в библиотеке. Его нужно обязательно учитывать. Все сведения, касающиеся фонда, каждый год направляются в Единый информационно-вычислительный центр Минкультуры. Ответственность за достоверность всей предоставленной информации несет руководитель библиотеки. Грамотный учет позволяет предупредить сложности при сборе этих данных. Правильный учет представляет собой совокупность правил и норм, направленных на обобщение и фиксацию сведений. Он подразделяется на 2 части: фиксация поступления документов и их выбытия.

Формирование Правил

Первый шаг к грамотной организации учета – создание перечня Правил. В них нужно зафиксировать все особенности, касающиеся конкретной библиотеки:

Статус учреждения.
Структура фонда.
Технологии, применяемые в целях учета.
Сроки, в которые нужно поставить документы/книги на учет.
Порядок выбытия книг из фонда.

Составленная инструкция согласуется с учредителем. Правила регулируют все аспекты учета. В них должны содержаться эти положения:

Цели учета.
Метод отслеживания достоверности информации.
Сроки, в которые нужно поставить поступившие документы на учет.
Регистры для индивидуального и общего учета.
Элементы, включенные в первичную обработку поступивших бумаг.
Методы маркировки.
Особенности хранения документов.
Причины выбытия бумаг.

К СВЕДЕНИЮ! Распространенные причины выбытия, которые указываются в Правилах: износ, наличие дефектов, содержание документа устарело, пропажа, кража, невозможность воспроизвести на новых электронных носителях. Перечисленные причины должны быть установлены актом.

Что не требуется учитывать

Библиотечное учреждение должно вести учет всех поступивших и выбывших бумаг. Неважно, когда поступила и на чем содержалась информация. Однако есть исключения. В частности, можно не вести учет бумаг, не связанных с библиотечным фондом. Это могут быть эти поступления:

Конфиденциальная документация.
Бумаги, сделанные на оборудовании, принадлежащем библиотеке.
Документы, связанные с управленческими целями.
Бумаги личного свойства.

Если в учреждение поступили материалы, украшенные драгметаллами, учет их ведется отдельно. Для этого заводится специальная инвентарная книга. Рекомендуется сразу же назначить работников, которые будут ответственны за подписание актов.

Кто ответственен за учет

Обязанность по учету обычно возлагается на сотрудников отдела создания фонда. За достоверность сведений, указанных в учетных документах, отвечает руководитель этого отдела. Однако в маленьких библиотеках может просто не быть подобного отдела с узкой специализацией. Что делать при наличии этих обстоятельств? Следует возложить ответственность за учет на работника учреждения с высокой квалификацией. Бухучетом будут заниматься бухгалтеры.

ВАЖНО! Сотрудники библиотеки должны самостоятельно вести учет. Они отвечают за комплектование и хранение документации.

Состав фонда

Главный принцип создания фонда – универсальность. К услугам библиотеки прибегают разные люди, а потому сотрудники должны обеспечивать разнообразие книг. Объем художественных книг должен составлять не меньше половины от общего числа.

Нюансы списания

Списание выполняется только при наличии причин, содержащихся в Правилах. К примеру, это могут быть следующие причины:

Книги не пользуются популярностью у посетителей библиотеки.
Электронные файлы не соответствуют программному обеспечению.
В документах есть дефекты.
Содержание документов устарело.

Списание – это процедура, которая подразделяется на эти этапы:

Подготовка файлов, которые нужно списать.
Формирование комиссии, ответственной за исключение.
Ознакомление участников комиссии с бумагами, которые нужно списать.
Подготовка файлов на выбытие.
Заключение акта о списании.
Подготовка бумаг, подтверждающих утрату файлов.
Утверждение акта о выбытии.
Направление акта в бухгалтерию, его регистрация.
Фиксация изменений в учетной документации.
Проведение процедур по перераспределению файлов.
Уведомление учредителя о том, что состав имущества изменился.

В комиссию по списанию входят только сотрудники с достаточной квалификацией, которые уполномочены принимать решения по изменению состава файлов.

Корректировки

Учет фондов выполняется на базе Порядка, установленного Приказом Минкультуры №1077 от 8 октября 2012 года. В пункте 1.4 Порядка №1077 указано, что учитывать нужно все документы, которые вошли в фонд учреждения. Неважно, на каком носителе находится файл. Учет выполняется или в бумажной, или в электронной форме.

Корректировки в акт были внесены Приказом №115 от 2 февраля 2017 года. Были изменены причины списания файлов:

Если документы пришли в ветхость или устарели, они могут быть безвозмездно переданы ФЛ или ЮЛ. Если файлы не востребованы в течение полугода, они могут быть отправлены в центры вторичного сырья.
Если в фонде есть непрофильная документация, она может быть отправлена в обменный фонд. Потом файлы безвозмездно отправляются НКО или коммерческим компаниям.

В Порядок внесены положения, изменяющие содержание акта. В частности, теперь в акте нужно указывать сведения о решении (название, номер), подтверждающем эти факты (пункт 5.7.3 Порядка №1077):

Списание.
Реализация списанных файлов ЮЛ или ФЛ.
Безвозмездная передача файлов.
Направление бумаг в пункт вторичного сырья.

Перечисленные бумаги нужно приложить к акту.

Бухучет составляющих фонда, являющихся основными средствами

В пункте 38 Инструкции №157н указано, что все объекты, включенные в фонды, считаются ОС вне зависимости от продолжительности их использования. Траты на покупку объектов для формирования фонда фиксируются по коду направления расходов 244 и статье 310 «Повышение стоимости ОС».

Учет составляющих фонда выполняется с помощью счета 101 07 (основание – пункт 53 Инструкции №157н). Объекты, включенные в фонд, отличаются рядом преимуществ. Это следующие особенности:

Составляющие БФ не нумеруются в качестве самостоятельных инвентарных предметов.
Эти объекты не входят в инвентарные списки активов, не являющихся финансовыми.
Файлы стоимостью до 3 тысяч рублей амортизируются.

ВАЖНО! На файлы стоимостью до 40 тысяч рублей начисляется амортизация в объеме 100% стоимости (по балансу) при направлении предмета в использование.

Бюджетный учет

В рамках бюджетного учета выполняются эти записи:

ДТ1106 31 310 КТ1302 31730. Поступление книг от поставщика.
ДТ1101 37 310 КТ1106 31310. Принятие к учету изданий.
ДТ1401 20 271 КТ1104 37410. Начисление амортизации в объеме 100% стоимости.
ДТ1 101 37 310 КТ1 401 10180. Учет изданий, которые пришли на основании договора дарения.

Все записи выполняются на основании первички. К примеру, выбытие выполняется на основании акта о списании.

Суммарный учет

Суммарный учет – это учет группами на основании одной бумаги. К примеру, это может быть накладная, счет. Если сопроводительного документа нет, оформляется акт приема. Для учета нужна специальная книга. Она подразделяется на 3 части:

Поступление файлов.
Выбытие.
Итоги движения внутри фонда.

Графы должны соответствовать друг другу.

"Бюджетный учет", 2012, N 5

Учет библиотечного фонда - это комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда по правилам, установленным законодательством. На его основе формируется отчетность библиотеки, в том числе для государственного статистического учета, планирования деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением документов.

Под библиотекой понимается информационное культурное образовательное учреждение, располагающее организованным фондом документов и предоставляющее их во временное пользование физическим и юридическим лицам. Библиотечный фонд формируется библиотекой для хранения и предоставления во временное пользование читателям и абонентам необходимых документов. Он представляет собой совокупность документов различного назначения и статуса, организационно и функционально связанных между собой, подлежащих учету, комплектованию, хранению и использованию в целях библиотечного обслуживания населения.

В задачи учета библиотечного фонда входит отражение движения объектов, величины всего фонда, его подразделений. Учет включает в себя: прием документов, их маркировку, регистрацию при поступлении, перемещении, выбытии, а также проверку наличия документов в фонде. К ведению учета предъявляется ряд требований:

полнота и достоверность учетной информации;
документированное оформление каждого поступления в фонд и выбытия из фонда;
совместимость приемов и форм учета, их надежность в условиях применения традиционной и автоматизированной технологий;
соответствие номенклатуры показателей учета библиотечного фонда аналогичным показателям государственной статистики.

Учетная информация, представленная как в традиционной, так и в компьютерной форме, имеет одинаковую юридическую силу.

На равных правах используются бланки учетных документов, изготовленные полиграфическим способом, и бланки, распечатанные с помощью компьютера. Они могут быть сформированы при помощи стандартных программных пакетов или индивидуальных программ, созданных для ведения учета фонда в конкретной библиотеке.

Унификация видов, способов и единиц учета документов в библиотеках обеспечивается соблюдением стандартов, относящихся к библиотечному делу, а также требований нормативных документов по библиотечному делу.

Нормы учета

Правовой базой сохранения и развития библиотечного дела является Закон от 29 декабря 1994 г. N 78-ФЗ "О библиотечном деле".

Учет библиотечного фонда регулируется Инструкцией об учете библиотечного фонда, утвержденной Приказом Минкультуры России от 2 декабря 1998 г. N 590 (далее - Инструкция N 590).

При отражении в бухгалтерском учете хозяйственных операций, связанных с движением книг, брошюр и т.п. изданий (нормативно-справочной, технической литературы), следует руководствоваться Приказами Минфина России:

от 1 декабря 2010 г. N 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 157н);
от 6 декабря 2010 г. N 162н "Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 162н) - в отношении получателей бюджетных средств;
от 16 декабря 2010 г. N 174н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 174н);
от 23 декабря 2010 г. N 183н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 183н).

Учет библиотечного фонда

Библиотечный фонд - упорядоченная совокупность документов, формируемая библиотекой для хранения и предоставления во временное пользование читателям и абонентам (п. 1.3 Инструкции N 590).

Движение библиотечных фондов в библиотеке (поступление, перемещение, выбытие и прочие операции) оформляется соответствующими Формами учетных документов, предусмотренными Инструкцией N 590.

Согласно п. 4.1 Инструкции N 590 объектами учета библиотечного фонда являются документы, поступающие в библиотеку и выбывающие из нее, независимо от вида документа и его материальной основы. Не подлежат учету и не включаются в фонд библиотеки материалы служебного назначения (программные продукты, являющиеся рабочим инструментом библиотечных работников и программистов, и материалы, приобретаемые для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда).

Порядок учета поступлений документов в библиотечный фонд определен положениями разд. 6 Инструкции N 590. Прежде всего при поступлении документов в библиотечный фонд осуществляется их разделение на документы постоянного, длительного и временного хранения.

Учету для постоянного хранения с присвоением инвентарного номера подлежит один экземпляр отечественных документов, поступающих в библиотеки с функциями постоянного хранения бесплатного обязательного экземпляра, а также принимаемых на депозитарное хранение документов.

Учету для длительного хранения с присвоением инвентарного номера подлежат документы, предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса, независимо от вида документа, его объема, тематики и других формальных признаков.

Документам для постоянного и длительного хранения присваиваются инвентарные номера и осуществляется их маркирование. При этом могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов: обозначение принадлежности, эстетика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации. Документы, являющиеся приложением к основному носителю, также маркируются с указанием тех же реквизитов, что и на основном документе.

Документы для временного хранения (содержащие информацию краткосрочного значения) исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени. Их учет в библиотеке осуществляется без присвоения инвентарных номеров.

Не подлежат учету и не включаются в фонд библиотеки материалы служебного назначения (программные продукты, являющиеся рабочим инструментом библиотечных работников и программистов, и материалы, приобретаемые для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда).

Внимание! Контроль за соблюдением норм и требований по учету библиотечного фонда осуществляет специальное функциональное подразделение библиотеки, а также комиссия по сохранности или другой коллегиальный орган по фондам при дирекции библиотеки.

Суммарный учет

Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (лист государственной регистрации, счет-фактура, накладная, реестр, акт). Если такой документ отсутствует, то составляется акт приема.

Формой суммарного учета является книга, в 3-х частях которой (поступление, выбытие, итоги) фиксируется движение фонда.

Сведения о документах отражаются в показателях: дата и номер записи, источник поступления, реквизиты сопроводительного документа, количество поступивших документов (всего, в том числе по видам, содержанию и языку коренной национальности), стоимость приобретенных документов.

При выбытии документов указываются причины исключения. Для учета и контроля списанных документов вводятся признаки "Передано", "Продано", "Сдано в макулатуру". Библиотеки с учетом своей специфики могут вводить дополнительные показатели (п. 5.1.2 Инструкции N 590).

В зависимости от принятого в библиотеке порядка учета подведение итогов движения периодических изданий может производиться за квартал, полугодие или год на основании актов.

Индивидуальный учет

Согласно указаниям п. 8.1 Инструкции N 590 индивидуальный учет каждого экземпляра документа или каждого названия документа производится с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера или регистрации без присвоения инвентарного номера. Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.

Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточка на определенный вид издания (в том числе электронного или АВД). Они должны содержать следующие показатели: дату записи, номер записи в "Книге суммарного учета библиотечного фонда", инвентарный номер, автор и заглавие, год издания, цену, отметку о проверке, номер акта выбытия. Если у документа имеются приложения, то это указывается в примечании. Там же указываются отличительные черты особо ценных и редких изданий, определяющие его ценность (наличие уникального переплета, автографа, раскрашенных от руки иллюстраций и т.п.).

Выбытие из фонда

Причинами списания периодических изданий, входящих в библиотечный фонд, могут быть: ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, утрата. Утрата изданий может возникнуть по ряду причин: пропажи из фондов, утери читателями, хищения, бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (п. 9.1 Инструкции N 590).

Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключении и отражается в "Книге суммарного учета" и в формах индивидуального учета фонда. Акты на списание изданий, исключаемых в связи с утратой, утверждаются на основании протоколов, актов, заключений и других документов, подтверждающих факт их утраты (п. 9.6 Инструкции N 590).

Указаниями п. 5.1.2 Инструкции N 590 учреждениям предоставлено право вводить количественные и стоимостные нормативы списания изданий, утраченных по неустановленным причинам (недостача).

Библиотеки образовательных учреждений

Библиотеки образовательных учреждений входят в общую структуру учреждения и не являются самостоятельными юридическими лицами. Основной особенностью организации библиотечной работы в образовательных учреждениях является то, что для обеспечения учебного процесса учебные издания ими приобретаются в больших количествах экземпляров одного вида (названия).

Для организации учета в таких библиотеках разработаны и приняты Методические рекомендации по применению Инструкции об учете библиотечного фонда в библиотеках образовательных учреждений, утвержденные Приказом Минобразования России от 24 августа 2000 г. N 2488 (далее - Инструкция N 2488).

Согласно положениям п. 8 Инструкции N 2488 учет многоэкземплярных документов (учебников, учебных пособий, справочников, словарей и других изданий), предназначенных для использования студентами и учащимися в учебном процессе, осуществляется безынвентарным способом. При таком методе учета предусматривается суммарная запись документов по названиям, стоимость их относится на баланс библиотеки.

Многоэкземплярными документами считаются документы, поступающие в количестве свыше десяти единиц. Если количество поступивших экземпляров менее десяти, то они записываются в инвентарные книги на общих основаниях. Конкретное количество документов, подлежащих записи в инвентарные книги и учету безынвентарным методом, определяется библиотекой.

При безынвентарном методе учета оформляются следующие документы: учетная карточка документа (издания), регистрационная книга учетных карточек (Приложения 4, 5 к Инструкции N 2488).

Учетная карточка составляется на каждое впервые поступившее в библиотеку название в количестве свыше десяти экземпляров. Она содержит следующие сведения: автор, заглавие, выходные данные, цена, дата записи, номер записи в книге суммарного учета, количество экземпляров - поступивших, выбывших, состоящих на учете, и отражает движение каждого отдельного названия документа (издания), прошедшего безынвентарный учет. В карточке отражаются все последующие поступления данного названия независимо от цены. Учетные карточки записываются в регистрационной книге, для которой может быть использована инвентарная книга. В регистрационной книге заполняются все графы, как при индивидуальном учете, каждое название записывается на отдельной строке. Регистрационный номер переносится на учетную карточку. На документе (издании), учтенном безынвентарным методом, номер регистрационной карточки не проставляется.

Решая вопрос о сроках использования учебной литературы, следует обратиться к положениям Закона РФ от 10 июля 1992 г. N 3266-1 "Об образовании" (далее - Закон N 3266-1). В п. 18 ст. 28 Закона N 3266-1 указано, что к полномочиям федеральных органов государственной власти в сфере образования относятся утверждение порядка проведения экспертизы учебников, рекомендуемых или допускаемых к использованию в образовательном процессе в имеющих государственную аккредитацию и реализующих образовательные программы общего образования образовательных учреждениях, а также ежегодное утверждение на основе экспертизы федеральных перечней таких учебников. В перечнях содержатся наименования учебников по предметам с указанием издательств. При этом год издания учебника не имеет значения, если указанный учебник содержится в перечне.

Выбытие литературы из библиотечного фонда осуществляется на основании утвержденного руководителем учреждения Акта о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144) с приложением ее списков. В библиотеках образовательных учреждений акты на списание утверждаются ректором, проректором, директором учебного заведения (п. 9.8 Инструкции N 2488). При этом указывается одна из причин списания.

Внимание! В образовательных учреждениях норматив списания библиотечных фондов по неустановленным причинам (недостача) должен составлять не более 0,1 процента от объема книговыдачи (п. 9.8 Инструкции N 2488).

Указаниями п. 9.8 Инструкции N 2488 предусмотрено, что исключение документов из фондов библиотек общеобразовательных учреждений по причине устарелости производится не реже одного раза в два года. Рекомендованные ранее сроки использования учебников и учебных пособий в общеобразовательных учреждениях в пределах четырех лет предписано считать ориентировочными.

Таким образом, действующие нормативные акты не содержат указаний об обязательности списания из библиотек общеобразовательных учреждений учебников пятилетней давности, кроме как в случаях их физического износа, приведшего к ветхости (изношенность книг, утеря страниц, восстановление которых не представляется возможным, и т.п.). Списание же вследствие морального устаревания возможно, только если учебник не включен в указанные федеральные перечни, утвержденные Минобрнауки.

Бухгалтерский учет

В настоящее время бухгалтерский учет библиотечного фонда осуществляется в зависимости от правового положения учреждения в соответствии с Инструкциями N N 157н, 162н, 174н, 183н.

Объектом библиотечного фонда может являться как отдельная книга, так и издания, состоящие из нескольких томов, являющихся логическим продолжением друг друга.

Положениями Общероссийского классификатора основных фондов ОК 013-94, утвержденного Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. N 359, определено, что фонды библиотек отражаются по коду ОКОФ 19 0001000. К ним относятся книги и брошюры, издания периодические, издания продолжающиеся, издания нотные, издания картографические, изоиздания, издания листовые текстовые, виды специальной научно-технической литературы и документации, материалы неопубликованные, рукописи, рукописи и издания редкие и уникальные, киноматериалы и документы в форме видеозаписи, фотодокументы, фонодокументы (звукозаписи), кинофотофонодокументы редкие и уникальные.

В соответствии с положениями п. 38 Инструкции N 157н материальные объекты имущества, составляющие библиотечный фонд учреждения, за исключением периодических изданий, принимаются к учету в качестве основных средств независимо от срока их полезного использования и учитываются на счете 0 101 07 000 "Библиотечный фонд". В то же время объектам библиотечного фонда независимо от их стоимости уникальный инвентарный порядковый номер не присваивается (п. 46 Инструкции N 157н). Для их учета открывается Инвентарная карточка группового учета основных средств (ф. 0504032), которые регистрируются в Описи инвентарных карточек по учету основных средств (п. 54 Инструкции N 157н).

Внимание! Инвентарная карточка группового учета основных средств предназначена для учета группы однородных объектов основных средств: мягкого инвентаря, библиотечных фондов, сценическо-постановочных средств (декораций, мебели и реквизита, бутафории), предметов производственного и хозяйственного инвентаря стоимостью до 40 000 руб.

Периодические издания, приобретаемые учреждением для комплектации библиотечного фонда, подлежат учету на забалансовом счете 23 в условной оценке: один объект (номер журнала, годовой комплект газеты) - один рубль. Аналитический учет по счету ведется по объектам учета в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (п. п. 377, 378 Инструкции N 157н).

Внимание! Книжная (иная печатная) продукция, не предназначенная для библиотечного фонда, учитывается в составе прочих материальных запасов (п. 99 Инструкции N 157н).

Поступление и внутреннее перемещение библиотечного фонда оформляются следующими первичными документами:

Актом о приеме-передаче групп объектов основных средств (ф. 0306031);
Накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 0306032);
Требованием-накладной (ф. 0315006). В случае если объекты библиотечного фонда получены по договору дарения или пожертвования, их первоначальной стоимостью признается текущая рыночная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету, увеличенная на стоимость услуг, связанных с доставкой, регистрацией и приведением их в состояние, пригодное для использования (п. 25 Инструкции N 157н).

Текущая рыночная стоимость объекта библиотечного фонда определяется на основе цены, действующей на дату принятия его к учету (оприходования). Данные о действующей цене должны быть подтверждены документально, а в случаях невозможности документального подтверждения - экспертным путем.

Рыночная стоимость также может определяться комиссией по поступлению и выбытию активов, созданной в учреждении на постоянной основе.

Согласно п. 92 Инструкции N 157н на объекты библиотечного фонда стоимостью до 40 000 руб. включительно амортизация начисляется в размере 100 процентов балансовой стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию. На объекты библиотечного фонда стоимостью свыше 40 000 руб. амортизация начисляется линейным способом из расчета 1/12 годовой суммы амортизации с учетом срока полезного использования объектов библиотечного фонда.

Согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. N 1, фонды библиотек (код 19 0001000) входят в седьмую группу - имущество со сроком полезного использования свыше 15 лет до 20 лет включительно.

Выбытие объектов библиотечного фонда оформляется Актом о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144) или Актом о списании групп объектов основных средств (ф. 0306003) с приложением списков исключенной литературы. Выбытие инвентарных объектов библиотечного фонда, учитываемых на забалансовом учете, отражается на основании решения комиссии по поступлению и выбытию активов, оформленного актом (п. 51 Инструкции N 157н).

Расходы на приобретение объектов библиотечного фонда относятся на статью 310 "Увеличение стоимости основных средств", а расходы по подписке на периодические издания - на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.

В зависимости от типа учреждения операции поступления, движения, амортизации, выбытия библиотечного фонда отражаются бухгалтерскими записями согласно Инструкциям N N 162н, 174н, 183н.

В автономном учреждении Поступление объектов библиотечного фонда

Дебет 0 106 21 000, 0 106 31 000, 0 106 41 000

"Вложения в основные средства - особо ценное движимое имущество учреждения", "Вложения в основные средства - иное движимое имущество учреждения", "Вложения в основные средства - предметы лизинга"

Кредит 0 302 31 000

"Расчеты по приобретению основных средств"

Кредит 0 106 21 000, 0 106 31 000

"Вложения в основные средства - особо ценное движимое имущество учреждения", "Вложения в основные средства - иное движимое имущество учреждения"

Дебет 0 101 47 000

Кредит 0 106 41 000

"Вложения в основные средства - предметы лизинга"

Дебет 0 101 27 000, 0 101 37 000

"Библиотечный фонд - особо ценное движимое имущество учреждения", "Библиотечный фонд - иное движимое имущество учреждения"

Кредит 0 101 47 000

"Библиотечный фонд - предметы лизинга"

Дебет 0 101 27 000, 0 101 37 000

Кредит 0 401 10 172

Дебет 0 101 27 000, 0 101 37 000

Кредит 0 401 10 180

"Прочие доходы"

Дебет 0 101 27 000, 0 101 37 000

Кредит 0 304 04 310

Дебет 0 304 04 310

"Внутриведомственные расчеты по приобретению основных средств"

Кредит 0 104 27 000, 0 104 37 000

"Амортизация библиотечного фонда - особо ценного движимого имущества учреждения", "амортизация библиотечного фонда - иного движимого имущества учреждения"

Дебет 0 101 27 000, 0 101 37 000, 0 101 47 000

0 101 47 000

"Библиотечный фонд - особо ценное движимое имущество учреждения", "Библиотечный фонд - иное движимое имущество учреждения", "Библиотечный фонд - предметы лизинга"

Кредит 0 104 27 000, 0 104 37 000, 0 104 47 000

"Амортизация библиотечного фонда - особо ценного движимого имущества учреждения", "Амортизация библиотечного фонда - иного движимого имущества учреждения", "Амортизация библиотечного фонда - предмета лизинга"

Дебет 0 401 10 172

"Доходы от операций с активами"

Кредит 0 101 27 000, 0 101 37 000

Дебет 0 401 20 273

Кредит 0 101 27 000, 0 101 37 000

Учет периодических изданий

Кредит 0 302 26 000

"Расчеты по прочим работам, услугам"

"Периодические издания для пользования"

В бюджетном учреждении Поступление объектов библиотечного фонда

Дебет 0 106 21 310, 0 106 31 310, 0 106 41 310

"Увеличение вложений в основные средства - особо ценное движимое имущество учреждения", "Увеличение вложений в основные средства - иное движимое имущество учреждения",

Кредит 0 302 31 730

формирование первоначальной стоимости объектов библиотечного фонда (при приобретении и последующем учете в составе ОС);

Кредит 0 106 21 310, 0 106 31 310

"Увеличение вложений в основные средства - особо ценное движимое имущество учреждения", "Увеличение вложений в основные средства - иное движимое имущество учреждения"

принятие к учету объектов библиотечного фонда по первоначальной стоимости, сформированной при их приобретении;

Дебет 0 101 47 310

Кредит 0 106 41 310

"Увеличение вложений в основные средства - предметы лизинга"

принятие к учету объекта библиотечного фонда, являющегося по договору предметом лизинга;

Дебет 0 101 27 310, 0 101 37 310

"Увеличение стоимости библиотечного фонда - особо ценного движимого имущества учреждения",

Кредит 0 101 47 410

принятие к учету объекта библиотечного фонда при исполнении (погашении) договора лизинга;

Дебет 0 101 27 310, 0 101 37 310

"Увеличение стоимости библиотечного фонда - особо ценного движимого имущества учреждения", "Увеличение стоимости библиотечного фонда - иного движимого имущества учреждения"

Кредит 0 401 10 172

"Доходы от операций с активами"

принятие к учету объектов библиотечного фонда в составе основных средств, поступивших от виновного лица в порядке возмещения в натуральной форме;

Дебет 0 101 27 310, 0 101 37 310

Кредит 0 401 10 180

"Прочие доходы"

принятие к учету неучтенных объектов библиотечного фонда, выявленных в результате инвентаризации. Безвозмездное получение объектов библиотечного фонда.

В рамках внутриведомственных расчетов по передаче имущества

Дебет 0 101 27 310, 0 101 37 310

Кредит 0 304 04 310

"Внутриведомственные расчеты по приобретению основных средств"

принятие к учету объекта библиотечного фонда;

Дебет 0 304 04 310

"Внутриведомственные расчеты по приобретению основных средств"

Кредит 0 104 27 410, 0 104 37 410

"Уменьшение за счет амортизации стоимости библиотечного фонда - особо ценного движимого имущества учреждения", "Уменьшение за счет амортизации стоимости библиотечного фонда - иного движимого имущества учреждения"

принятие к учету износа объекта библиотечного фонда.

Эксплуатация объектов библиотечного фонда

Дебет 0 101 27 310, 0 101 37 310, 0 101 47 310

Кредит 0 101 27 310, 0 101 37 310, 0 101 47 310

"Увеличение стоимости библиотечного фонда - особо ценного движимого имущества учреждения",

передача в эксплуатацию объектов на основании Требования-накладной (ф. 0315006) как внутреннее перемещение между материально ответственными лицами (со склада в библиотеку);

Дебет 0 401 20 271, 0 109 60 271

"Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов", "Затраты по амортизации основных средств и нематериальных активов в себестоимости готовой продукции, работ, услуг"

Кредит 0 104 27 410, 0 104 37 410, 0 104 47 410

начислена амортизация на объекты библиотечного фонда.

Операции по выбытию (списанию) библиотечного фонда

Дебет 0 401 10 172

"Доходы от операций с активами"

"Уменьшение стоимости библиотечного фонда - особо ценного движимого имущества учреждения",

списаны объекты библиотечного фонда в связи с износом, непрофильностью, утерей, хищением, продажей и т.п.;

Дебет 0 401 20 273

"Чрезвычайные расходы по операциям с активами"

Кредит 0 101 27 410, 0 101 37 410

списаны объекты библиотечного фонда в связи с утратой в результате бедствий стихийного и техногенного характера;

Дебет 0 401 20 241, 0 401 20 242

"Расходы на безвозмездные перечисления государственным и муниципальным организациям", "Расходы на безвозмездные перечисления организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций"

Кредит 0 101 27 410, 0 101 37 410

"Уменьшение стоимости библиотечного фонда - особо ценного движимого имущества учреждения", "Уменьшение стоимости библиотечного фонда - иного движимого имущества учреждения"

списаны объекты библиотечного фонда в связи с безвозмездной передачей.

Учет периодических изданий

Дебет 0 401 20 226, 0 109 60 226

"Расходы на прочие работы, услуги", "Затраты на прочие работы, услуги в себестоимости готовой продукции, работ, услуг"

Кредит 0 302 26 730

отнесена на расходы (на себестоимость услуг, работ) стоимость приобретенных периодических изданий (журналов, газет);

"Периодические издания для пользования"

приняты на забалансовый учет периодические издания (журналы, газеты).

"Периодические издания для пользования"

списаны периодические издания (журналы, газеты).

В казенном учреждении Поступление объектов библиотечного фонда

Дебет 0 106 31 310, 0 106 41 310

"Увеличение вложений в основные средства - иное движимое имущество учреждения", "Увеличение вложений в основные средства - предметы лизинга"

Кредит 0 302 31 730

"Увеличение кредиторской задолженности по приобретению основных средств"

формирование первоначальной стоимости объектов библиотечного фонда (при приобретении и последующем учете в составе ОС);

Дебет 0 101 37 310

"Увеличение стоимости библиотечного фонда - иного движимого имущества учреждения"

Кредит 0 106 31 310

"Увеличение вложений в основные средства - иное движимое имущество учреждения"

принятие к учету объектов библиотечного фонда по первоначальной стоимости, сформированной при их приобретении;

Дебет 0 101 47 310

"Увеличение стоимости библиотечного фонда - предметов лизинга"

Кредит 0 106 41 310

"Увеличение вложений в основные средства - предметы лизинга"

принятие к учету объекта библиотечного фонда, являющегося по договору предметом лизинга;

Дебет 0 101 37 310

"Увеличение стоимости библиотечного фонда - иного движимого имущества учреждения"

Кредит 0 101 47 410

"Уменьшение стоимости библиотечного фонда - предметов лизинга"

принятие к учету объекта библиотечного фонда при исполнении (погашении) договора лизинга;

Дебет 0 101 37 310

"Увеличение стоимости библиотечного фонда - иного движимого имущества учреждения"

Кредит 0 401 10 172

"Доходы от операций с активами"

принятие к учету объектов библиотечного фонда в составе основных средств, поступивших от виновного лица в порядке возмещения в натуральной форме;

Дебет 0 101 37 310

"Увеличение стоимости библиотечного фонда - иного движимого имущества учреждения"

Кредит 0 401 10 180

"Прочие доходы"

принятие к учету неучтенных объектов библиотечного фонда, выявленных в результате инвентаризации. Безвозмездное получение объектов библиотечного фонда.

В рамках внутриведомственных расчетов по передаче имущества

Дебет 0 101 37 310

"Увеличение стоимости библиотечного фонда - иного движимого имущества учреждения"

Кредит 0 304 04 310

"Внутриведомственные расчеты по приобретению основных средств"

принятие к учету объекта библиотечного фонда;

Дебет 0 304 04 310

"Внутриведомственные расчеты по приобретению основных средств"

Кредит 0 104 37 410

"Уменьшение за счет амортизации стоимости библиотечного фонда - иного движимого имущества учреждения"

принятие к учету износа объекта библиотечного фонда.

Эксплуатация объектов библиотечного фонда

Дебет 0 101 37 310, 0 101 47 310

"Увеличение стоимости библиотечного фонда - иного движимого имущества учреждения", "Увеличение стоимости библиотечного фонда - предметов лизинга"

Кредит 0 101 37 310, 0 101 47 310

передача в эксплуатацию объектов на основании Требования-накладной (ф. 0315006) как внутреннее перемещение между материально ответственными лицами (со склада в библиотеку);

Дебет 0 401 20 271, 0 109 60 271

Кредит 0 104 37 410, 0 104 47 410

"Уменьшение за счет амортизации стоимости библиотечного фонда - иного движимого имущества учреждения", "Уменьшение за счет амортизации стоимости библиотечного фонда - предметов лизинга"

начислена амортизация на объекты библиотечного фонда.

Операции по выбытию (списанию) библиотечного фонда

Дебет 0 401 10 172

"Доходы от операций с активами"

Кредит 0 101 37 410

"Уменьшение стоимости библиотечного фонда - иного движимого имущества учреждения"

списаны объекты библиотечного фонда в связи с износом, непрофильностью, утерей, хищением, продажей и т.п.;

Дебет 0 401 20 273

"Чрезвычайные расходы по операциям с активами"

Кредит 0 101 37 410

"Уменьшение стоимости библиотечного фонда - иного движимого имущества учреждения"

списаны объекты библиотечного фонда в связи с утратой в результате бедствий стихийного и техногенного характера;

Дебет 0 401 20 241, 0 401 20 242

Кредит 0 101 37 410

"Уменьшение стоимости библиотечного фонда - иного движимого имущества учреждения"

списаны объекты библиотечного фонда в связи с безвозмездной передачей.

Учет периодических изданий

Дебет 0 401 20 226, 0 109 61 226

Кредит 0 302 26 730

"Увеличение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам"

отнесена на расходы (на себестоимость услуг, работ) стоимость приобретенных периодических изданий (журналов, газет);

"Периодические издания для пользования"

приняты на забалансовый учет периодические издания (журналы, газеты);

"Периодические издания для пользования"

списаны периодические издания (журналы, газеты).

Внимание! Если материальные ценности (например, учебники) поступили в рамках централизованного снабжения без Извещения (ф. 0504805) и копий документов поставщика, то они учитываются на забалансовом счете 22 "Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению" (п. 375 Инструкции N 157н).

Л.Ю.Симонова

Редактор-эксперт

журнала "Бюджетный учет"

В ее состав необходимо включить директора библиотеки (он же будет председателем комиссии), его заместителя, заведующих отделами комплектования, книгохранения, абонемента, читального зала и главных библиотекарей этих отделов. Если библиотека является специализированной (вузовская, на предприятии и т.д.), обязательно привлеките к работе комиссии ведущих специалистов в сфере деятельности организации. Например, в комиссию по списанию литературы из фонда вузовской библиотеки должны войти проректоры по учебной и научной работе, а также руководители профилирующих кафедр.

Подготовьте литературу для списания. В большинстве библиотек отбор книг, подлежащих изъятию из фонда, ведется постоянно. В течение года сотрудники откладывают на отдельный стеллаж ветхие издания, не подлежащие восстановлению и ремонту, дублетные экземпляры, книги, имеющие существенные дефекты и т.д. В ходе регулярных проверок частей библиотечного фонда выявляются утерянные издания, непрофильная , а также книги и другие документы, не читателей и устаревшие по содержанию.

Ознакомьте членов комиссии с изданиями, подготовленными для списания. Окончательное решение примут специалисты после всестороннего анализа каждого наименования и экземпляра. Особенно внимательно нужно относиться к исключению непрофильной и устаревшей по содержанию литературы. Она может представлять, к примеру, исторический интерес или неординарный взгляд на научную проблему.

Разделите литературу по группам в соответствии с причиной списания. На каждую группу составьте акт списания в двух экземплярах (для бухгалтерии и библиотеки). В нем укажите состав комиссии, количество списанных изданий, их общую стоимость и причину исключения литературы из фонда. Подписать акт должны все члены комиссии. Обязательно приложите к нему полный список изданий, оформленный в виде таблицы со следующими графами:- номер по порядку;- инвентарный номер издания;- автор, заглавие, год издания;- цена одного экземпляра;- количество экземпляров;- общая стоимость.

Сделайте отметки о списании литературы во всех учетных формах: инвентарной книге, книге суммарного учета, регистрационных карточках. Из традиционных и электронных каталогов удалите карточки и описания изъятых из фонда изданий.

Решите, куда направить списанные издания. Есть несколько вариантов: продажа читателям (если такая возможность зафиксирована в Положении о платных услугах библиотеки), безвозмездная передача в другие библиотеки и информационные центры, вторичная переработка (макулатура), утилизация. Если вы планируете продажу литературы, получите предварительно согласие руководства и предупредите бухгалтерию организации.

Освободите помещения библиотеки от списанных изданий в соответствии с принятым решением. Сдайте документы в бухгалтерию и получите подтверждение, что данная литература снята с баланса библиотеки.

Виктория МАТВЕЕВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

Елена МОРЕВА, консультант

Известно, что библиотечные фонды относятся к необоротным активам бюджетных учреждений, а именно к прочим необоротным материальным активам. Вместе с тем такие объекты имеют определенные особенности в вопросах учета, оприходования, списания и проведения инвентаризации. Некоторые вопросы мы уже освещали на страницах нашей газеты (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2010, № 46; 2011, № 31). Далее рассмотрим, по каким причинам может проводиться списание библиотечной литературы и какими документами оформляются такие операции.

Причины списания библиотечных фондов

Согласно ст. 18 Закона Украины «О библиотеках и библиотечном деле» от 27.01.95 г. № 32/95-ВР учет, хранение и использование документов, находящихся в библиотечных фондах, осуществляются в соответствии с правилами, утвержденными специально уполномоченным центральным органом исполнительной власти в сфере культуры, и установленными стандартами, техническими условиями, другими нормативными документами. Исключение из библиотечных фондов документов, в том числе ветхих, утративших актуальность, научную и производственную ценность или имеющих дефект, дублетных осуществляется в порядке, определенном специально уполномоченным центральным органом исполнительной власти в сфере культуры.

Основными документами, определяющими порядок учета библиотечных фондов и отражения в бухгалтерском учете операций с такими объектами, являются:

— Инструкция по учету документов, находящихся в библиотечных фондах, утвержденная приказом Минкультуры от 03.04.2007 г. № 22 ;

- Инструкция по бухгалтерскому учету необоротных активов бюджетных учреждений, утвержденная приказом Госказначейства от 17.07.2000 г. № 64 (далее - Инструкция № 64 ).

Списание библиотечных фондов осуществляется по следующим причинам:

Непригодность для дальнейшего использования, физический износ (изношенными считаются документы, которые в процессе многократного использования читателями пришли в состояние, усложняющее или делающее невозможным их дальнейшее использование, и которые не подлежат по своему состоянию ремонту или реставрации);

Устарелость по содержанию (такими считаются документы, утратившие свою информативность и актуальность);

Повреждение в результате аварии, стихийного бедствия;

Окончание срока хранения (списанию по окончании срока хранения подлежат периодические издания, брошюры, буклеты, открытки, информационные и другие материалы, имеющие указания об определенном сроке хранения, а также издания временного хранения);

Утрата пользователями или абонентами (утраченными считаются документы, утерянные или не возвращенные читателями, а также пропавшие при почтовых пересылках);

Выявление в результате инвентаризации как недостача (пропавшими по неизвестным причинам считаются документы, не выявленные на месте в условиях открытого доступа читателей в фонд, при экспонировании на выставках, а также в результате переучета библиотечного фонда);

Передача в обменно-резервный фонд (передачи подлежат непрофильные документы, а также имеющиеся в большом количестве, т. е. с чрезмерной экземплярностью для имеющегося читательского спроса).

Отметим, что существуют определенные особенности приобретения и списания библиотечных фондов в учебных заведениях. Школьные учебники и учебные пособия, относящиеся к библиотечным фондам, используются в учебно-воспитательном процессе не менее пяти лет.

Как предусмотрено Порядком обеспечения учащихся общеобразовательных и профессионально-технических учебных заведений учебниками и учебными пособиями, утвержденным совместным приказом Минобразования, Минфина и Минэкономики от 24.12.99 г. № 442/311/155 , Минобразования АР Крым, управления образования областных, Киевской и Севастопольской городских госадминистраций, районные и городские отделы образования, общеобразовательные и профессионально-технические учебные заведения ежегодно в апреле-мае проводят анализ пригодных для использования учебников и пособий библиотечных фондов, сравнивают их с реальной потребностью ученических контингентов, осуществляют (при необходимости) перераспределение книг между средними учебными заведениями.

Так, например, в 2011 году с этой целью в общеобразовательных и специальных учебных заведениях необходимо было произвести инвентаризацию библиотечных фондов учебной литературы в соответствии с письмами Минобразования от 14.04.2011 г. № 1/9-271 и № 1/9-277 «О проведении инвентаризации библиотечных фондов в 2011 г.». В ходе инвентаризации библиотечных фондов учебных заведений, которые участвуют в проекте по созданию единой системы централизованного электронного учета учебников, по состоянию на 1 июня 2011 г. надлежало определить в разрезе каждого учебного заведения обеспеченность по каждому учебнику по состоянию на 1 сентября 2011 года с учетом ожидаемого контингента учащихся на 2011/2012 учебный год. Учебники, непригодные для пользования, было предложено списать согласно Инструкции о порядке доставки, комплектования и учета учебной литературы, утвержденной приказом Минобразования от 15.06.95 г. № 1/9 -217.

Что касается списания учебников для учащихся 3 - 6 и 11 классов, срок использования которых свыше 5 лет или которые не соответствуют требованиям учебных программ, то, как отметило Минобразования в указанных выше письмах, такую операцию необходимо проводить по мере поступления новых учебников в учебное заведение. Учебные пособия и словарно-справочная литература, изданная в 1998 - 2006 годах, имеющие удовлетворительное состояние и внешний вид и соответствующие требованиям программ, могут продолжать использоваться в учебно-воспитательном процессе.

Документальное оформление списания библиотечных фондов

Списание библиотечных фондов осуществляется на основании Акта о списании с баланса бюджетных учреждений исключенной из библиотеки литературы (далее - Акт), типовая форма которого (форма № ОЗ-5 (бюджет)) утверждена совместным приказом Главного управления Госказначейства и Госкомстата от 02.12.97 г. № 125/70.

Акт составляется в двух экземплярах на основании Описи на исключение из библиотеки морально устаревшей и физически изношенной литературы (далее - Опись) и общих списков книг, подлежащих исключению из библиотек. Первый экземпляр Акта вместе с Описью сдается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица. Образец заполнения Акта и Описи приведен на с. 18, 19.

В Описи указываются инвентарные номера исключенных изданий, автор книги и название, количество и цена за единицу, сумма, на основании каких документов проведено исключение. Как отмечала Государственная казначейская служба в письме от 14.09.2011 г. № 17-08/278-1569 (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2011, № 40), в Описи указывается стоимость каждого экземпляра библиотечных фондов.

При составлении Описи примите во внимание: со вступлением в силу с 02.10.2010 г. приказа Госказначейства от 02.09.2010 г. № 312 (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2010, № 37), которым внесены изменения в Инструкцию № 64 , расширен перечень необоротных активов, учет которых ведется в полных гривнях без копеек . Указанная норма распространяется также и на библиотечные фонды . Потому начиная с IV квартала 2010 года сумма стоимости необоротных активов, в том числе библиотечных фондов, указывается без копеек, т. е. в целых гривнях . На необходимость приведения (изменения) стоимости необоротных активов в соответствие с этими требованиям Госказначейство обращало внимание в письме от 26.11.2010 г. № 17-04/2979-22109 (см «Бюджетная бухгалтерия», 2010, № 45), а в комментарии специалиста к нему была детально описана эта процедура.

Также напомним: п. 7.7 Инструкции № 64 предусмотрено, что в месяце ликвидации объектов необоротных активов (в нашем случае- списания с баланса библиотечных фондов) необходимо начислить вторую половину износа таких объектов, т. е. остальные 50 % их первоначальной стоимости.

На каждую причину списания библиотечных фондов составляется отдельный Акт, к которому прилагается Опись. Как правило, в один Акт включается не более 300 документов, исключаемых по одной причине. Документы в Опись записываются в порядке возрастания инвентарных номеров.

На документы, которые передаются в обменно-резервный фонд, составляется Акт в трех экземплярах, а Опись - в двух. Заметим, что Акты и Описи необходимо оформлять четко, без сокращений, по установленной форме. Исправления в Акте и Описи не допускаются.

При исключении из фонда изданий, не состоящих на балансе (не подлежащих инвентарному учету), Акт и Опись составляются в одном экземпляре для отдела комплектования. При этом их стоимость в Описи не указывается, она не входит и в общую сумму в Акте.

Отдельно Опись составляется на изношенную литературу (порванные книги, утерянные страницы, не подлежащие восстановлению).

Вся информация об исключенной библиотечной литературе отражается во второй части Книги суммарного учета библиотечного фонда, в формах индивидуального учета фонда, каталогах и картотеках.

Особое внимание необходимо обратить на списание библиотечных фондов, утерянных пользователями. В этом случае списание документов, утерянных пользователями, осуществляется путем замены документов или их денежным эквивалентом.

Согласно Типовым правилам пользования библиотеками в Украине, утвержденным Минкультуры от 05.05.99 г. № 275 , пользователь, который потерял или повредил документ из фонда библиотеки, а также полученный через межбиблиотечный абонемент, внутрисистемный книгообмен по договоренности с библиотекой-фондодержателем, должен заменить его аналогичным или документом, признанным равноценным, либо возместить его рыночную стоимость. Размер возмещения определяется библиотекой.

Акты на списание документов, утерянных пользователями и замененных равноценными, составляются по общим правилам на основании Тетради учета документов, принятых от пользователей взамен утерянных (далее - Тетрадь). В Акте указываются начальный и конечный номера документов, которые изымаются/принимаются и соответствуют записи в Тетради, где указываются номер Акта и его дата. Дополнительно составляется один экземпляр Акта на поступление документов, которые передаются в отдел комплектования.

Средства, полученные от пользователей взамен утерянных библиотечных фондов, принимаются в кассу учреждения и оформляются приходными кассовыми ордерами.

Акты на списание документов, выбывших в результате аварий, стихийных событий, установленных и зафиксированных краж составляются по общим правилам. К Акту о списании прилагается Акт об аварии, стихийном событии с объяснением возникших причин, и указываются меры, принятые в отношении виновных лиц, или заключение, протокол из милиции в случае краж.

Акты на списание библиотечных фондов, выявленных в результате инвентаризации как недостача, а также когда конкретные виновники не установлены (потери от нераскрытых краж и т. п.), составляются только после выводов комиссии по инвентаризации и после тщательной проверки действительного отсутствия виновных лиц и принятия нужных мер с целью недопущения фактов утерь в дальнейшем. Такие акты составляются по общим правилам, в них указываются причина выбытия и меры, принятые для предупреждения таких потерь.

После оформления соответствующих Актов на списание также необходимо сделать записи о выбытии библиотечных фондов в Инвентарной карточке группового учета основных средств в бюджетных учреждениях типовой формы № ОЗ-9 (бюджет). Для учета библиотечных фондов открывается отдельная карточка по предметам одного наименования, записи в которую осуществляются только в стоимостном выражении общей суммой.

Данные о библиотечной литературе, которая была исключена из фондов, заносятся в соответствующие графы части 2 Книги суммарного учета библиотечного фонда.

Что делать со списанной библиотечной литературой

Макулатура, образующаяся в процессе деятельности заведения, в том числе в результате списания библиотечных фондов, должна оприходоваться с целью ее дальнейшего использования в собственной деятельности заведения либо сдаваться специализированным предприятиям, занимающимся сбором и переработкой такого вида вторичного сырья.

Реализация макулатуры - это операция, связанная с передачей права собственности на нее другому собственнику в обмен на эквивалентную сумму средств. Расчеты предприятий, осуществляющих операции со вторичным сырьем, должны проводиться в безналичной форме путем перечисления надлежащих к выплате средств на специальные регистрационные счета бюджетных учреждений. Вопросы, касающиеся учета макулатуры, освещались специалистом контрольно-ревизионной службы в статье «Учет макулатуры» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2009, № 1-2).

При осуществлении операций с макулатурой необходимо руководствоваться Законом Украины «Об отходах» от 05.03.98 г. № 187/98 ВР. В частности, в соответствии со ст. 1 данного Закона отходами определены любые вещества, материалы и предметы, образовавшиеся в процессе производства или потребления, а также товары (продукция), которые полностью или частично утратили свои потребительские свойства и не имеют дальнейшего использования по месту их образования или выявления и от которых их собственник будет избавляться, намеревается или должен избавиться путем утилизации или удаления. При этом утилизацией отходов является их использование в качестве вторичных материальных или энергетических ресурсов.

Отметим, что макулатура не отнесена к перечню отдельных видов отходов как вторичного сырья, сбор и заготовка которых подлежат лицензированию (постановление КМУ от 28.02.2001 г. № 183 ). Поэтому предприятия, занимающиеся ее сбором, не должны иметь соответствующей лицензии для таких операции.

Средства, полученные от сдачи макулатуры, зачисляются в доходы специального фонда сметы заведения. Полученные от реализации макулатуры поступления относятся к четвертой подгруппе первой группы собственных поступлений бюджетных учреждений (п. 4 ст. 13 Бюджетного кодекса Украины от 08.07.2010 г. № 2456-VI ) и в полном объеме остаются в распоряжении заведения. Используются такие поступления на:

Ремонт, модернизацию или приобретение новых необоротных активов и материальных ценностей, покрытие расходов, связанных с организацией сбора и транспортировки отходов и лома на приемные пункты;

Хозяйственные нужды бюджетных учреждений, включая оплату коммунальных услуг и энергоносителей.

Средства, полученные заведением от сдачи макулатуры, зачисляются на его специальный регистрационных счет. Подтверждением о поступлении таких средств будет выписка из специального регистрационного счета, предоставленная органом Госказначейской службы. Бюджетные учреждения на основании этой выписки в Отчете о поступлении и использовании средств, полученных как плата за услуги (форма № 4-1д, № 4-1м), отражают такие поступления в строке 050 «Поступления средств от реализации в установленном порядке имущества (кроме недвижимого имущества)».

Учитывая, что распорядители бюджетных средств берут бюджетные обязательства и осуществляют платежи только в пределах бюджетных ассигнований, установленных сметами, при поступлении незапланированных средств возникает необходимость внести изменения в смету согласно требованиям пп. 47 - 49 Порядка составления, рассмотрения, утверждения и основных требований к исполнению смет бюджетных учреждений, утвержденного постановлением КМУ от 28.02.2002 г. № 228.

Такие изменения вносятся в случае, если общий объем фактических поступлений в специальный фонд вместе с объемом остатков средств на его счетах на начало года будет большим, чем соответствующие поступления, учтенные в смете на соответствующий год. Следовательно, если на счет заведения поступают средства, которые не запланированы в специальном фонде сметы, но при этом общая сумма поступлений (с учетом остатков на начало года) не превышает объемы собственных поступлений, учтенные при утверждении его сметы, то распорядители бюджетных средств не вносят изменения в смету в части поступлений спецфонда (см. письмо Госказначейства от 26.03.2010 г. № 15-06/662-5434 ).

		Корреспонденция субсчетов	Сумма, грн.
			Сумма, грн.
	Начислена вторая половина износа библиотечных фондов, которые подлежат списанию (50 % первоначальной стоимости)
	Списаны библиотечные фонды на основании Акта и Описи:
	Первоначальная стоимость

	Оприходована макулатура
	Передана макулатура в приемный пункт вторсырья по накладной
	Поступили средства за сданную макулатуру на специальный регистрационный счет
* Поскольку предусматривается реализация макулатуры, в органы Госказначейства нет необходимости подавать Справку о поступлении в натуральной форме. В случае оприходования макулатуры для дальнейшей реализации субсчет 711 «Доходы по средствам, полученным как плата за услуги» использовать нецелесообразно. Доходы по специальному фонду учреждение отражает при поступлении средств за сданную макулатуру на специальный регистрационный счет.

Изменился ли порядок внутрибиблиотечного учета объектов библиотечного фонда? Как отражаются указанные объекты в бухгалтерском учете?

Изменения в порядке внутрибиблиотечного учета.

Учет документов библиотечного фонда является основой отчетности и планирования деятельности библиотеки, способствует обеспечению их сохранности. Такой учет ведется библиотеками в соответствии с порядком, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 08.10.2012 № 1077 (далее – Порядок № 1077). Внутрибиблиотечный учет включает в себя регистрацию поступления документов в библиотечный фонд, их выбытие из фонда, итоговые данные о величине (объеме) всего библиотечного фонда и его подразделов, стоимость фонда.

Согласно п. 1.4 Порядка № 1077 учету подлежат все документы (постоянного, длительного, временного хранения), поступающие в фонд библиотеки и выбывающие из него, независимо от вида носителя.

Учет документов ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и (или) электронном виде. При этом регистрами индивидуального учета являются регистрационная книга, карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов. Допускается считать также регистрами индивидуального учета топографическую опись (каталог), учетный каталог, учетный файл с выходными формами, составляемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов. Регистрами суммарного учета признаются книга суммарного учета библиотечного фонда, листы суммарного учета библиотечного фонда, журнал. Допускаются различные модификации книги суммарного учета.

В 2017 году в Порядок № 1077 были внесены изменения Приказом Минкультуры РФ от 02.02.2017 № 115. Согласно таким изменениям скорректированы правила списания объектов библиотечного фонда. В частности, установлено, что списанные объекты, исключенные из библиотечного фонда по причинам:

1) ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, могут передаваться на безвозмездной основе юридическим и физическим лицам. Невостребованные в течение шести месяцев с даты списания документы могут направляться в пункты вторичного сырья;

2) непрофильности, передаются по решению библиотеки в обменный фонд в целях дальнейшей передачи на безвозмездной основе некоммерческим, а также государственным коммерческим организациям или для реализации юридическим и физическим лицам. Невостребованные или нереализованные в течение шести месяцев с даты списания документы могут передаваться на безвозмездной основе юридическим и физическим лицам либо направляться в пункты вторичного сырья.

Согласно п. 5.7.3, введенному в Порядок № 1077, при отсутствии пунктов вторичного сырья или в случаях, когда сдача документов на переработку экономически нецелесообразна, сотрудники библиотеки уничтожают исключенные из библиотечного фонда документы в специально отведенном для этих целей месте в присутствии уполномоченных учредителем лиц, которые составляют акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда.

Форма акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда, упоминаемая в Порядке № 1077, приведена в соответствие действующему законодательству. Уточнено, что такая форма утверждена Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.

При этом дополнительно введены положения о том, что в акте о списании должны быть отражены наименование, номер и дата документа, подтверждающего (п. 5.7.3 Порядка № 1077):

решение библиотеки о передаче списанных объектов библиотечного фонда в обменный фонд;

решение библиотеки о реализации списанных объектов библиотечного фонда юридическим и физическим лицам;

решение библиотеки о передаче на безвозмездной основе списанных объектов библиотечного фонда юридическим и физическим лицам;

факт сдачи списанных объектов библиотечного фонда в пункт вторичного сырья или уничтожения списанных объектов библиотечного фонда.

Вышеуказанные документы прилагаются к акту о списании со списком объектов, исключенных из библиотечного фонда.

Также уточняется, что исключенные из библиотечных фондов микроформы на галогенидосеребряной пленке подлежат сдаче как серебросодержащие отходы в соответствии с законодательством РФ.

Бухгалтерский учет предметов библиотечного фонда, относящихся к основным средствам.

В соответствии с п. 38 Инструкции № 157н материальные объекты имущества, за исключением периодических изданий, составляющие библиотечный фонд учреждения, принимаются к учету в качестве основных средств независимо от срока их полезного использования.

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации расходы на приобретение объектов для комплектования библиотечного фонда отражаются по коду вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд» и статье 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ.

Учет объектов библиотечного фонда в составе основных средств ведется обособленно на счете 101 07 «Библиотечный фонд» (п. 53 Инструкции № 157н). Причем, в отличие от остальных объектов основных средств, предметы библиотечного фонда:

не нумеруются как самостоятельные инвентарные объекты. Таким объектам не присваиваются инвентарные номера (п. 46 Инструкции № 157н). Регистрационные знаки и номера проставляются в отношении предметов в ходе внутрибиблиотечного учета (в регистрационных карточках, книгах);

отражаются общей суммой в инвентарной карточке группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032). Для аналитического учета объектов библиотечного фонда открывается одна инвентарная карточка. Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой (п. 54 Инструкции № 157н, Указания по применению регистров бухгалтерского учета, утвержденные Приказом Минфина РФ № 52н);

не включаются в инвентарные списки нефинансовых активов. В соответствии с п. 54 Инструкции № 157н инвентарные списки по объектам библиотечного фонда не ведутся;

стоимостью до 3 000 руб. включительно не списываются с баланса при вводе в эксплуатацию (п. 50 Инструкции № 157н);

стоимостью до 3 000 руб. включительно подлежат амортизации. Согласно п. 92 Инструкции № 157н на объекты библиотечного фонда стоимостью до 40 000 руб. включительно начисляется в размере 100 % балансовой стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию.

Предметы библиотечного фонда принимаются к учету по первоначальной стоимости, формирование которой осуществляется на счетах 0 106 21 000 «Вложения в – особо ценное движимое имущество учреждения», 0 106 31 000 «Вложения в основные средства – иное движимое имущество учреждения».

Принятие к учету объектов библиотечного фонда осуществляется на основании соответствующих первичных документов (акта о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101) с приложением накладных (товарных чеков) от поставщика, извещений (в рамках безвозмездной передачи) и т. д.).

В соответствии с п. 92 Инструкции № 157н на объекты библиотечного фонда стоимостью до 40 000 руб. включительно амортизация начисляется единовременно в размере 100 % балансовой стоимости при выдаче в эксплуатацию. На объекты свыше этой стоимости амортизация начисляется ежемесячно по рассчитанным в установленном порядке нормам амортизации.

К сведению:

С 2018 года в связи с вступлением в силу Федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Основные средства» порядок начисления амортизации на объекты библиотечного фонда изменится. Так, на объекты стоимостью до 100 000 руб. включительно амортизация будет начисляться в размере 100 % первоначальной стоимости при выдаче их в эксплуатацию, а на объекты свыше 100 000 руб. – в соответствии с рассчитанными нормами амортизации.

Суммы начисленной амортизации отражаются на счетах 0 104 27 410 «Амортизация библиотечного фонда – особо ценного движимого имущества учреждения», 0 104 37 000 «Амортизация библиотечного фонда – иного движимого имущества учреждения».

Причинами выбытия документов библиотечного фонда могут быть утрата, ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность (п. 5.1 Порядка № 1077).

Выбытие оформляется актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144) с приложением списка исключаемых объектов библиотечного фонда. При подготовке акта и документов, подтверждающих выбытие предметов библиотечного фонда, необходимо руководствоваться Порядком № 1077 с учетом внесенных в него изменений.

Акт подписывается председателем и членами комиссии по списанию объектов библиотечного фонда и утверждается руководителем учреждения. После утверждения акта осуществляются мероприятия по перераспределению и реализации списанных объектов библиотечного фонда. На основании акта и прилагаемых к нему документов, представленных в бухгалтерию, отражаются операции по выбытию библиотечного фонда в бухгалтерском учете.

Обратите внимание:

В библиотеку (бюджетное учреждение) в 2017 году для комплектования библиотечного фонда поступили следующие книги:

20 экземпляров на сумму 60 000 руб., приобретены за счет субсидии, предоставленной на выполнение госзадания;

10 экземпляров на сумму 10 000 руб., поступили в виде пожертвования от индивидуального предпринимателя.

По результатам инвентаризации, проведенной в учреждении, решением комиссии по списанию объектов библиотечного фонда признаны ветхими 5 книг на общую сумму 500 руб. Книги числились в рамках деятельности по выполнению госзадания. На основании акта, подписанного председателем и членами комиссии и утвержденного руководителем учреждения, книги списаны с учета и уничтожены.

Документы библиотечного фонда включаются в состав особо ценного движимого имущества учреждения.


Сформирована первоначальная стоимость изданий, приобретенных за счет субсидии	08010000000000244	08010000000000244
Приняты к учету книги:
	08010000000000000	08010000000000244
	08010000000000000	08010000000000180
Начислена амортизация на принятые к учету книги (в размере 100 %):
– приобретенные за счет субсидии	08010000000000000	08010000000000000
– полученные в виде пожертвования	08010000000000000	08010000000000000
Списаны ветхие книги на основании оформленного и утвержденного акта	08010000000000000	08010000000000000

Бухгалтерский учет предметов библиотечного фонда – периодических изданий.

Согласно п. 377 Инструкции № 157н для учета периодических изданий (газет, журналов и т. п.), приобретаемых учреждением для комплектации библиотечного фонда, предназначен забалансовый счет 23 «Периодические издания для пользования». Периодические издания учитываются в условной оценке: один объект (номер журнала, годовой комплект газеты) – один рубль.

Выбытие периодических изданий с забалансового счета 23 отражается на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов, оформленного первичным учетным документом (актом приема-передачи, актом на списание, иным актом). Аналитический учет по счету ведется по объектам учета в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (п. 378 Инструкции № 157н).

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации расходы по подписке на периодические и справочные издания, в том числе для читальных залов библиотек, с учетом доставки подписных изданий, если она предусмотрена в договоре подписки, отражаются по коду вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд» и подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

К сведению:

Библиотека (автономное учреждение) в целях пополнения библиотечного фонда заключила договор на подписку ежемесячного журнала на второе полугодие 2017 года. Полная стоимость подписки (шесть номеров) составляет 570 руб. (95 руб. за номер). Операции осуществляются в рамках приносящей доход деятельности, не облагаемой НДС.

В бухгалтерском учете учреждения будут сделаны следующие проводки:


Оплачена подписка на журнал на полугодие	08010000000000244	08010000000000000
Оплачена подписка на журнал на полугодие		Забалансовый (КВР 244/226 КОСГУ)
Ежемесячно в течение периода подписки (шесть месяцев)
Приняты расходы на подписку журнала на момент поступления очередного номера	08010000000000244	08010000000000244
Зачтен аванс (в размере стоимости поступившего номера)	08010000000000244	08010000000000244
Принят поступивший номер журнала к забалансовому учету (в условной оценке)	Забалансовый

Под библиотечным фондом понимается упорядоченное собрание печатных и электронных изданий (книг, периодических изданий), хранящихся в библиотеке. Бухгалтерский учет предметов библиотечного фонда ведется:

за балансом на забалансовом счете 23 в отношении объектов, отнесенных к периодическим изданиям;

на балансе на счете 0 101 07 000 в отношении остальных объектов библиотечного фонда.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.