Сопроводительное письмо. Связанные с актом сверки сроки и сопроводительное письмо к нему Образцы писем контрагентам по актам сверки

Понятие «дефектный акт»

В реальной практике достаточно распространена ситуация, когда какой-то из документов, указанных в сопроводительном письме, забывают положить в пакет. Еще более анекдотическая ситуация, которая, к сожалению, часто происходит – пакеты документов могут быть перепутаны.

Что происходит после доставки сопроводительного письма с такими документами в компанию? Приложение с указанием всех документов и содержимое пакета сверяются секретарем: если какого-то из документов, указанных в приложении, при проверке не хватает, составляется дефектный акт, после чего письмо возвращается отправителю.

Куда отправляется документ?

У направляющей стороны проходит несколько этапов:

написание исполнителем, согласование и подпись у руководителя организации ( ?);
регистрация в канцелярии, отправка.

После того, как письмо доходит до адресата, оно рассматривается (для того, чтобы убедиться, что все приложенные документы соответствуют описанию), регистрируется, поступает на рассмотрение первому лицу организации.

Тот назначает исполнителя и возвращает документ секретарю, далее документы поступают на исполнение, а оригинал письма хранится у секретаря. Сопроводительное письмо и приложенные к нему документы хранятся в разных местах. Хранятся сопроводительные письма в течение 5 лет.

Написание сопроводительного письма является частью деловой этики и показывает, прежде всего, уровень ответственности направляющей организации.

Если компания привыкла прикладывать к пакету бумаг на отправку такие письма, она заботится не только о своих интересах — о том, чтобы пакет документов был зарегистрирован, а необходимые акты и протоколы были возвращены в срок, — но и облегчает задачу своим партнерам, дав четкую инструкцию по работе с присланной документацией.

На сегодняшний день существует единственный стандарт по оформлению писем любого назначения — ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003. Как правило, вся корреспонденция составляется на официальном бланке организации. Если таковой отсутствует, заменить его может либо угловой штамп, либо упоминание названия и индивидуальных реквизитов организации в тексте сопроводительного письма.

Ранее мы писали о том, как правильно составить сопроводительное письмо, а также приводили . В этой статье поговорим о сопровождении к акту сверки.

Требования к содержанию

Схема сопроводительного письма в случае отправки актов взаиморасчетов не отличается от любого другого сопровождения:

Реквизиты отправителя.
Реквизиты получателя.
Дата и номер обращения.
Содержание.
Приложение.
Подписи.
Контакты того, кто направляет акт сверки.

Реквизиты отправителя чаще всего указаны в шапке бланка. К ним относятся наименование, ИНН, КПП, адрес. Дополнительная информация (ОГРН, банковские счета и пр.) указывается по желанию.

Реквизиты получателя указываются в верхнем правом углу. Обязательно приводится наименование получателя. ИНН, адрес, должность получателя и иная дополнительная информация не являются обязательными, но помогают быстрее доставить пакет до нужного человека. С точки зрения принципов деловой переписки, направляя акт сверки, рекомендуется указывать получателем руководителя. Если его имя неизвестно, указывается только должность.

Текст сопровождения

Эта часть традиционно начинается словами «Направляем вам…». Далее обобщенно указывается пакет бумаг, цель отправки просьба к получателю о порядке работы с направляемыми документами. Например: «Направляем Вам акт сверки расчетов за период с 01.01.2017 года по 30.06.2017 года с документами, подтверждающими отгрузку продукции. Просим в течение 3 рабочих дней подписать и возвратить акт сверки, либо сообщить о расхождениях в указанных данных».

Если есть расхождения во взаиморасчетах, это нужно указать в тексте. В качестве подтверждения рекомендуется дополнить пакет доказательствами: заверенными копиями первичных документов. Их можно запросить и у контрагента, если по данным сверки в вашем учете их нет. А чтобы избежать споров, рекомендуем напомнить партнеру, что к рассмотрению могут быть приняты только первичные документы, подписанные с обеих сторон.

Опись

Суть сопровождения — в том числе зафиксировать, какая именно документация направлена. Поэтому опись (или приложение) играет очень важную роль. Необходимо конкретизировать каждую отправляемую бумагу, указать все реквизиты, чтобы не возникало разночтений и подлогов. Каждый элемент приложения указывается в отдельной строке, нумеруется арабскими цифрами. Для проверки комплектности, уточняется количество листов каждого элемента. Список по приложению может быть подытожен общим количеством бумаг и листов.

Подписи и контактная информация

Достоверность информации подтверждается подписями должностных лиц. Если по правилам делопроизводства полномочия подписывать такие бумаги переданы какому-то сотруднику, будьте готовы предоставить партнеру подтверждающие документы. Однако помните, что если акт сверки и сопроводительное письмо подписаны не руководителем, то при рассмотрении претензий в суде эти их отклонят.

Контакты ответственного лица указываются для удобства технической работы. Чаще всего это сотрудник, ответственный за участок работы или конкретный проект. Укажите его имя, телефон и адрес электронной почты.

Порядок обмена документами

Обменяться документами можно лично, с курьером, по почте или в электронном виде.

При личной доставке необходимо обязательно проставить отметку на копии сопровождения, чтобы подтвердить факт и дату передачи. Это может быть крайне важно при судебных разбирательствах.

При отправке почтой для подтверждения факта отправления и состава приложения рекомендуется оформлять опись вложения. В противном случае в суде пакет могут не принять к рассмотрению.

При передаче в электронном виде рекомендуем не забывать о необходимости заключить соглашение с партнером об электронном документообороте и оформить электронно-цифровую подпись. Без ЭЦП, даже при указании электронных адресов в договоре, обмен документацией будет носить только технический характер и не примется в качестве доказательства в суде.

В случае списания дебиторской задолженности ее включают в расходы фирмы, учитывая на дебете забалансового счета 007. Сохраняется списанная сумма в учете в течение пяти лет на случай погашения ее должником. Выявленная кредиторская задолженность сопровождается внесением исправлений пот дебету счетов. Кредиторка с истекшим сроком давности включается в прочие доходы организации. Образец сопроводительного письма При отправке акта сверки контрагенту к нему прилагается сопроводительное письмо. В нем надлежит указать такие данные:

период сверки;
срок подписания акта;
вариант отправки;
способ подтверждения разногласий.

Образец сопроводительного письма к акту сверки может выглядеть следующим образом: «Организация направляет Вам, организации, акт сверки на ДД.ММ.ГГГГ.

Образец сопроводительного письма к акту сверки

Обратите внимание Сопроводительное письмо на самом деле составляется не только для соблюдения правил делового этикета. Оно позволяет зафиксировать дату составления и отправки документов, а также содержит их перечень, что позволяет исключить путаницу с переданными или задержанными бумагами.

Полезный совет Если у вас нет фирменного бланка, поставьте угловой штамп вашего предприятия, предназначенный для оформления исходящей документации.

Сопроводительное письмо к акту сверки

Образец письма выглядит следующим образом: Кому: должность, название организации, ФИО, адрес От кого: должность, название организации, ФИО, адрес Сопроводительное письмо Для сверки проведенных расчетов между нашими организациями за (название услуг/товаров), которые были произведены (период), направляем подготовленный акт сверки. Прошу предоставить один вариант акта с подписями уполномоченных лиц вашей организации в срок до.

Приложение: Акт сверки расчетов за (название услуг/товаров) Должность уполномоченной особы Дата и подпись Разногласия при составлении Между организациями могут возникать определенные разногласия в ходе подписания и использования актов сверки. В чем они состоят и как их можно избежать:

Некоторые контрагенты отказываются подписывать акт сверки.

Главные особенности акта сверки взаимных расчетов

Если это организация, то важно внимательно прописать сотрудника компании, которому адресована бумага. В прикрепленном бланке указаны должность, фамилия и инициалы конкретного работника.
Все это располагается в верхней правой части письма. Здесь же допускается размещение почтового адреса.

Номер и дата составления.
При наличии – ссылка на номер и дату предыдущего письма деловой переписки между контрагентами.
Вежливое обращение к адресату по имени и отчеству.
В прилагаемом бланке оно располагается посередине строки.
Что прикреплено и направляется вместе с письмом (акт сверки).
Период, за который сформирован акт сверки.
Прикреплены ли к акту копии документов, подтверждающие наличие платежей (отгрузок, оказания услуг и пр.).
Просьба отправителя.

Как написать письмо для акта сверки

Как можно запросить акт сверки с ФСС Сегодня все без исключения работодатели должны делать определенные отчисления в специальные фонды. Одним из таких государственных внебюджетных фондов является Фонд социального страхования.

Для проведения оплаты взносов в данное учреждение необходимо будет формировать специальную отчетную документацию. Наличие… Как сделать можно акт сверки в 1С Финансовая отчетность составляется всеми без исключения коммерческими предприятия, предпринимателями, а также в некоторых случаях и физическими лицами.
Именно поэтому важно заранее ознакомиться со всеми нюансами её формирования. Существует определенный перечень специальных актов, которые документально подтверждают…
Как правильно заполнить образец акта сверки Статус взаимных расчетов меж партнерами подтверждает такой документ как акт сверки.

Особенности заполнения формы акта сверки

Если ответчик пытается выкрутиться за счет того аргумента, что акт подписан бухгалтером, который не имел соответствующих полномочий для его подписания, заявитель может предпринять такие шаги:

найти и предоставить другие подтверждающие документы: акты приемки, накладные и т.д.;
попросить ответчика предоставить должностную инструкцию бухгалтера, чтобы ознакомиться с кругом его обязанностей и полномочий;
чтобы обезопасить себя в будущем, следует пересмотреть стандартный договор с контрагентами и прописать в нем порядок обмена актами сверки;
представить в качестве аргумента положительную судебную практику по подобному вопросу.

Образец заполнения акта сверки взаимных расчетов Сопроводительное письмо при заполнении Сопроводительное письмо является обязательным документом, который прикладывается к акту сверки.

Акт сверки сопроводительная записка

Важно

Кроме этого не закреплены какие-то сроки и порядок проведения сверки. Учитывая это, можно руководствоваться имеющейся по данной теме судебной практикой.

Суд не имеет права влиять на ответчика и требовать, чтобы он предоставил подписанный акт. Чтобы обезопасить себя, руководство компании должно сразу включить пункт о подписании акта сверки в свой типовой договор с контрагентами. Именно это станет рычагом, который позволит требовать от них выполнения взятого на себя обязательства.

В ситуациях, когда организации имеют взаимные невыполненные обязательства, проблема может заключаться в том, что одна из сторон посчитает, что имеющиеся долги перекрывают друг друга, вторая же компания будет продолжать настаивать на выполнении условий договора и проведении сверки.

В случае расхождений контрагент после внесения данных своего учета делает запись по состоянию своего итога. Далее можно вписать заголовок «Разногласия» и указать, какие именно данные не отображены партнером с указанием на соответствующие документы.

Другой вариант это составление контрагентом своего акта сверки и приложение к нему сопроводительного письма с указанием расхождений и приложением копий документов сверяемого периода. Также допускает составить отдельный протокол разногласий и отправить его организации-партнеру.

При этом выполняется запрос акта нового образца с учетом предоставленных данных. Пример заполнения Протокол разногласий по акту сверки составляется в свободной форме.

Сопроводительное письмо в организацию с актом сверки

На бумаге может стоять подпись исключительно бухгалтера, если речь идет про осуществление внутреннего контроля полноты проведенных расчетов. При возникновении же спора такой документ не будет иметь должной юридической силы.

Нужно отметить, что статья 53 Российского Гражданского кодекса определяет, что бухгалтер не является лицом, которое может действовать от лица организации без соответствующей доверенности. Кроме подписей уполномоченных особ под документом должна стоять печать организации.

Статья 53. Органы юридического лица Форма акта сверки взаимных расчетов как доказательство в суде С одной стороны, составление акта сверки может быть очень полезно в случае судебного разбирательства, которое касается выполнения условий сторонами договорных отношений. Однако отечественная судебная практика говорит о том, что отношение к подобному документу неоднозначно.

Требования к оформлению Во всех деловых письмах стоит придерживаться правил, отраженных в ГОСТ Р 6.30-2003 от 03 марта 2003 года. Именно в этих стандартах наиболее полно описано, что должно содержаться в деловой переписке, а чего необходимо избегать.

Внимание

Например:

Шрифт, его стиль и размер. Рекомендуется к использованию Тimes New Roman или как альтернатива Times DL. Размер шрифта может варьироваться в диапазоне от 12 до 14.

Межстрочный интервал – 1-2.

Состав реквизитов документа. Всего ГОСТ содержит 30 таких пунктов, рекомендованных для применения в официальных письмах.

Требования к размещению реквизитов на бумаге.

Кроме того именно акт сверки расчетов выступает признанием задолженности со стороны контрагента. При этом на день подписания данного документа прерывается срок исковой давности, и отсчет его начинается заново.

Требования к заполнению акта сверки носят исключительно рекомендательный характер. Каждая организация самостоятельно разрабатывает и утверждает форму акта. Но для того чтобы данный документ обладал юридической силой необходимо соблюдать некоторые аспекты. Прежде всего, акт должен содержать сведения, позволяющие точно идентифицировать стороны сделки, свершенные операции, период сверки и показатели хозяйствования.
Создать.

В открывшемся документе указать:

название контрагента, с которым проводится сверка;
какая валюта использовалась для расчетов;
реквизиты контракта про продажу или покупку.

Если говорить о программе 8.2, то она содержит несколько закладок:

в первую вводятся данные о своей компании (если имеет место задолженность перед собственной организацией, то она должна быть внесена в колонку Дебет, а если само предприятие является должников – в Кредит);
вторая закладка – информация про организацию-партнера;
третья- расчетные счета, тут выбираются счета, которые нужно проверить;
четвертая графа содержит информацию про должностных лиц, которые подписывают акт сверки (тут же настраиваются параметры печати).

Документ не требует проводок.